Автоматизация учета приходящих

Автоматизация приходящих

Итак, автоматизация учета приходящих. Автоматизация приходящих в организацию персон, не являющихся ее сотрудниками, выполняется программным обеспечением «Универсальная Система Учета» и позволяет вести автоматический контроль над приходящими с разными целями посещения, в том числе, и клиентами. Приходящие клиенты помогают организации в реализации ее продукции и/или услуг, поэтому их визиты имеют важное значение, но здесь нужен учет и пропускной режим, чтобы регулировать приходящий поток по времени обслуживания, поддерживая порядок посещений. Автоматизация приходящих клиентов позволяет без привлечения дополнительных ресурсов организовать визиты с учетом потребностей приходящих клиентов и возможностей самой организации, в том числе, с соблюдением пропускного режима. В первую очередь, автоматизация позволяет использовать электронное оборудование, что дает возможность вести регистрацию приходящих клиентов при помощи сканера штрихкода, нанесенного на бейдж посетителя, принтера для печати бейджей, поскольку за их формирование тоже отвечает автоматизация, и камер видеонаблюдения, которые могут осуществлять face контроль, будучи интегрированы с автоматизированной системой, где хранятся фотографии приходящих клиентов.

Интеграция с этими приборами повышает качество контроля над приходящими клиентами вне зависимости от того, имеют ли они постоянные пропуска или разовые – автоматизация мгновенно считывает и сопоставляет информацию, заключенную в штрихкоде, с той, что размещена в базе посетителей, где приходящие клиенты проходят регистрацию при первом посещении. Обязанность сотрудника охраны – добавить сведения о приходящих клиентах в эту базу данных, заполнив окно посетителя – специальную форму для ввода персональной информации, из которой эти сведения поступят уже в базу посетителей, будучи обработанными автоматизацией, вместе с фотографиями, сделанными с помощью веб камеры и прикрепленными к «досье» приходящих клиентов. Эта работа не занимает много времени у сотрудника, поскольку автоматизация использует унифицированные электронные формы с одним правилом ввода данных, поэтому буквально несколько заполнений, и работа будет выполняться практически автоматически, так как, помимо этого окна, сотрудник имеет отношение еще ко многим другим, но, в силу унификации, алгоритмы действий всегда одинаковы. Это одно из преимуществ автоматизации – она упрощает рабочие операции для минимизации затрат на их выполнение, включая время. Регистрация приходящих клиентов производится один раз, все последующие визиты фиксируются в электронном журнале посещений посредством ввода данных в такое же окно, но уже с иным наименованием ячеек. Прелесть таких окон заключается в ускорении процедуры ввода данных за счет особого формата ячеек – в них встроены выпадающие списки с вариантами ответов, из которых сотрудник выбирает нужный, или дается прямая ссылка на базу данных, откуда можно выбрать нужный вариант.

Автоматизация приходящих клиентов

При сканировании штрихкода информация о приходящем клиенте автоматически включается в журнал посещений, если пропуск постоянный, если разовый – сотрудник охраны добавляет сведения самостоятельно, используя окно для ввода данных в журнал. Например, для указания посетителя он нажимает на соответствующую ячейку и автоматически попадает в базу посетителей, где тот уже зарегистрирован, кликает на найденную фамилию и также автоматически возвращается в исходное окно. Таким способом вводятся все данные, имеющиеся в системе, набор с клавиатуры позволителен только при добавлении первичных данных, например, при регистрации визитера. Новый посетитель получает разовый пропуск, сканирование которого зафиксирует его вход на территорию организации.

Благодаря автоматизации, охрана оперативно отвечает на запрос, сколько в данный момент находится приходящих клиентов на территории, кто именно, сколько времени каждый из них уже здесь провел. По окончании периода автоматизация составит целый ряд отчетов с анализом посещений в целом и отдельно по каждому посетителю, к кому эти визиты были совершены, сколько времени заняли в целом и отдельно по посетителям. При этом автоматизация может подвести итог этих визитов – были ли совершены продажи приходящим клиентам, если да, то кому именно и на какую сумму в целом, каков средний чек на каждый визит. Эта опция зависит, правда, от настройки автоматизации и актуальна для той организации, которая принимает приходящих клиентов для совершения продаж, используя автоматизацию для пропуска визитеров в собственных целях. Автоматизация приходящих клиентов универсальна, поэтому может быть использована разными предприятиями и в разных целях, основная ее специализация – контроль над посещениями. Под автоматизацией всегда рассматривают оптимизацию процессов и повышение эффективности учета, к тому же, она выполняет многие работы самостоятельно, тем самым, освобождая персонал от участия в них, что позволяет переключить его на выполнение иных задач. К примеру, автоматизация расчетов и формирование текущей документации – как вариант по оптимизации деятельности бухгалтерской службы, и таких возможностей у автоматизации много.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?