Система транспортного документооборота

Система транспортного документооборота

Система транспортного документооборота в программном обеспечении «Универсальная Система Учета» настроена на его ведение в автоматическом режиме, когда транспортный документооборот проходит через все этапы формирования документации, согласно расписанию, установленному для каждого документа отдельно, или согласно запросу, например, при оформлении заказа на перевозку, когда требуется сформировать пакет сопровождения для груза. К транспортному документообороту можно отнести все документы, которыми транспортное предприятие оперирует при организации и ведении перевозочной деятельности, при этом система транспортного документооборота все такие документы формирует самостоятельно и автоматически к назначенному сроку, исключая участие персонала в их составлении, в том числе бухгалтерскую службу. Организацию транспортного документооборота изначально обеспечивает функция автозаполнения, благодаря которой, система транспортного документооборота выбирает необходимые значения из общей массы и размещает их на соответствующем бланке, комплект которых предварительно встроен в систему и предназначен для составления документов любого назначения. При этом точность выборки и значений, и бланков гарантирована, готовая документация соответствует всем предъявляемым к ней требованиям.

Далее в организации транспортного документооборота принимает участие встроенный планировщик заданий, который запускает систему, точнее, работы, которые та должна выполнить к требуемому сроку, что указан в составленном системой расписанию для каждого документа. Следует отдать должное, в системе транспортного документооборота не бывает сбоев по срокам готовности – все будет составлено и оформлено точно в назначенное время. К таким документам, которые готовятся по расписанию, относится бухгалтерский документооборот, статистическая отчетность для отрасли, отчеты производственного контроля, т.е. те документы, которые формируются регулярно, – обычно к концу периода. К ним можно отнести еще заявки поставщикам, что автоматически составляются по заданному условию – когда товарные остатки на складе по количеству меньше стратегического запаса, установленного для каждой товарной позиции сугубо индивидуально, – наподобие функции «автобаланс», хорошо известной в мобильной телефонии. Хотя в системе транспортного документооборота работает статистический учет, который позволяет заранее рассчитать среднюю скорость расходования каждой товарной позиции по накопленным с течением времени данным и заранее запланировать новые поставки.

Программа для транспортного документооборота

Но система транспортного документооборота дублирует отдельные виды контроля, чтобы гарантировать 100%-ный результат. Документация, составленная по запросам, – это накладные все видов, включая транспортные и товарные, путевые листы, типовые договоры на оказание услуг и пакет сопровождения, куда входят также таможенные декларации и иные разрешительные документы. Программа для транспортного документооборота предполагает контроль над регистрационными документами, оформленными на каждый транспорт, и правами на вождение, оформленными на водителей, которые имеют конкретный срок действия, поэтому в обязанности программы входит контроль над этими сроками и заблаговременное уведомление лиц, ответственных за документальное обеспечение производственного процесса, о необходимости скорого обмена и/или перерегистрации. Это тоже можно отнести к одной из функций, выполняемых транспортным документооборотом в рамках контроля над документацией, имеющей отношение к транспорту.

В этом случае контроль над регистрационными документами устанавливается в базах данных для транспорта и водителей – для каждого тягача, каждого прицепа, каждого водителя. Для этого сформирована специальная закладка, где содержится перечень документов и обозначен срок действия каждого, за которым программа аккуратно следит. В программе работает электронный транспортный документооборот, когда автоматически составляются разные электронные реестры для регистрации формируемой автоматически документации со сквозной нумерацией и текущей датой по умолчанию (можно перебить вручную), идет ее сортировка по назначению и сохранению в соответствующих архивах, установлен контроль над возвратом подписанных экземпляров, а также ведется идентификация оригиналов и копий с обязательной отметкой, что из них сдано в архив. Как в программе идет формирование пакета сопровождения, который содержит достаточно широкий ассортимент разных бланков и разрешений? Для этого программа предлагает специальную форму, называемую окном заказа, заполнение которой обеспечивает полное содержание пакета. В этой форме указывают, в первую очередь, отправителя, выбирая его из клиентской базы, куда форма дает ссылку с обратным ходом, затем вносят сведения о грузе, указывая его габариты, вес, содержание. Если это не первый заказ у клиента, то в полях для заполнения менеджер получит полный список тех опций, что были представлены при отправке предыдущих грузов, включая получателей, адреса, маршруты, ему достаточно выбрать нужный вариант и форма готова, с ней – пакет сопровождения.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?