Система контроля оплаты поставок

Система контроля оплаты поставок

Система контроля оплаты поставок в программном обеспечении «Универсальная Система Учета» позволяет персоналу не тратить время на выполнение процедур контроля, поскольку сам контроль организован здесь в автоматическом режиме – автоматизированная система самостоятельно следит за сроками и суммами оплаты поставщикам товарно-материальных запасов предприятию. На этапе планирования бюджетных средств на предстоящий период работы производится утверждение сумм, планируемых к оплате за поставки на предприятие товарно-материальных запасов, которые берут, в свою очередь, из договоров, составленных заблаговременно с поставщиками. Оплата должна производиться по графику, утвержденному сторонами в контракте, как и сами поставки сырья, чтоб предприятие не испытывало дефицит в материалах, требуемых для собственного производства. Сроки могут быть индивидуальными у каждого поставщика, функции контроля передаются системе для повышения его качества.

Контроль над поставками тоже автоматизирован, участие работников предприятия исключается из всех процедур учета, контроля и расчетов, что сразу повышает точность и строгость контроля над выполнением обязательств второй стороной. Система контроля оплаты поставок на предприятии представляет собой регулярный мониторинг контрактов, что были заключены на поставку товарно-материальных запасов с разными поставщиками, и графиков, что приложены к каждому такому договору. Графики оплат могут опережать поставку, могут совпадать с ней по срокам – это индивидуальные условия договоров, в задачу системы контроля оплаты поставок на предприятии входит своевременное уведомление ответственных лиц за ее совершение и документальное подтверждение самой оплаты. Система может сформировать собственный график оплаты на основе произведенного мониторинга, так как условия договоров редко меняются в ходе их исполнения, любые их коррективы тут же будут учтены системой контроля и отображены в ее рабочем календаре. Как только подходит срок оплаты, система контроля оплаты поставок на предприятии составляет автоматически соответствующий документ с указанной в договоре суммой к оплате и отправляет его в бухгалтерию, предварительно пропустив через согласование остальных ответственных за поставки и оплату лиц – эта процедура устанавливается самим предприятием, система контроля выполняет установленный регламент подтверждения бухгалтерской операции. В случае, если в нужный срок оплата не производится, система контроля поднимает «шум», отправляя напоминания всем ответственным. При этом, если для проведения платежа требуется утверждение несколькими работниками, система контроля оплаты поставок на предприятии создаст единый документ с визуализацией согласования по каждому участнику – будет сразу видно, где именно счет задержался.

Система контроля оплаты поставок на предприятии

Как только очередная «подпись» состоялась, все ответственные лица получают быстрое уведомление о свершившемся факте от системы внутреннего оповещения, работающей в формате всплывающих сообщений в углу экрана. Эта уведомительная система создана в системе контроля оплаты поставок на предприятии для эффективного взаимодействия между сотрудниками из разных структурных подразделений, клик на сообщение переводит пользователя в документ для просмотра и/или работы – в зависимости от его прав. Следует отметить, что пользователи системы контроля обладают разными правами доступа к служебной информации – исключительно в рамках своих обязанностей и уровня полномочий, поэтому каждый получает индивидуальный логин и пароль к нему, которые открывают определенный объем информации, требуемый для выполнения заданий. Система контроля оплаты поставок на предприятии таким способом защищает конфиденциальность служебных данных, а регулярное резервное копирование позволяет их сохранить на любой срок.

К системе контроля оплаты поставок на предприятии имеет доступ далеко не каждый пользователь, а только тот, кто имеет отношение к поставкам, – как правило, логистическая служба и бухгалтерия. Как проводка состоялась, информация об этой финансовой операции тотчас отображается в нужном электронном документе, работник-логист может с ней ознакомиться и уведомить, соответственно, поставщика о произведенном платеже. Хотя уведомления в системе можно настроить автоматически – система будет самостоятельно отправлять нужные тексты по указанным контактам и, тем самым, освободит персонал от выполнения многих процедур. ПО будет держать под контролем работу с поставщиками и клиентами. Для этого в УСУ предусмотрена электронная связь в виде e-mail, SMS, Viber, голосовых звонков, и любой заданный формат обеспечит своевременное информирование контрагентов. Система контроля оплаты поставок на предприятии имеет простой интерфейс и удобную навигацию, поэтому работа в ней не составляет труда даже тем, кто не имеет навыков владения компьютером. Такое ее качество позволяет привлечь к работе персонал из любой производственной службы, чтобы обеспечить всем структурным подразделениям оперативные сведения с места формирования, что дает возможность мгновенно реагировать на внештатные ситуации, возникшие на предприятии.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?