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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilidade de uso de veículos
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A contabilização da utilização de veículos no software Universal Accounting System é organizada de forma automática, quando os funcionários da transportadora necessitam apenas de entrada atempada de dados sobre quando ocorreu a utilização específica, que tipo de veículo era - marca e modelo , indicou o número de registro, quem foi o responsável por esse uso, quanto tempo foi gasto com ele. O restante do trabalho é realizado por um diário de bordo automatizado para registro da utilização dos veículos - esta é a configuração do software da USU para automatizar este tipo de contabilização.
Cada proprietário de veículo é obrigado a manter um registro de uso do veículo ao organizar as atividades de transporte, portanto, há uma forma geralmente aceita de tal registro de uso do veículo, mas não é padronizado e pode ser modificado pela própria empresa para otimizar a contabilidade interna por adicionando informações adicionais sobre cada uso. Por meio do livro de registro de uso, é estabelecido o controle não só dos veículos, mas também do trabalho dos motoristas, de forma a cumprir os requisitos de seu regime de trabalho.
Graças ao registro de utilização automatizado, a empresa possui os dados de cada veículo em um determinado momento e um relatório completo do turno de trabalho, identifica o tempo de inatividade do veículo e descobre suas causas. O registro de uso confirma que o motorista recebeu o veículo em boas condições e um conhecimento de embarque completo com a tarefa.
O registro automatizado de utilização de veículos está disponível para preenchimento por diversos especialistas responsáveis pelo seu escopo de trabalho. O logístico atribui o veículo para realizar determinada viagem, o técnico confirma a sua operacionalidade, o motorista assume obrigações para a sua utilização eficiente. As informações de cada voo são armazenadas em uma guia especial, onde já são fornecidos os dados calculados sobre todos os custos do voo - consumo de combustível, entradas pagas, diárias, estacionamento. No final da viagem, valores reais serão adicionados aqui para comparação com os normativos.
O motorista registra as leituras do velocímetro antes de entrar na rota e ao retornar dela, anotando isso na carta de porte, que também tem formato eletrônico. Com base na quilometragem, é apurado o consumo de combustível, levando-se em consideração a marca do veículo - normalizada, que pode ser determinada pelo próprio empreendimento ou retirada da base normativa e metodológica embutida na estrutura do registro de utilização do veículo, no Ao final da viagem, o técnico pode indicar o combustível remanescente no tanque na guia de porte, informando assim a quantidade de uso real dos combustíveis e lubrificantes.
Cada veículo possui uma descrição completa de seus parâmetros de produção e condição técnica, apresentada no banco de dados da frota de veículos formado pelo registro de utilização, onde os veículos são divididos em tratores e reboques, cada metade possui suas próprias informações, incluindo a marca. As informações incluem a relação dos voos realizados pelo veículo durante todo o período de trabalho no empreendimento, o histórico de vistorias técnicas e reparos, onde serão indicados todas as peças de reposição realizadas e o próximo período de manutenção, os prazos de validade dos documentos de registro serão também devem ser indicados, a fim de realizar seu intercâmbio em tempo hábil.
Assim que o prazo começar a se aproximar, o log de utilização avisará sobre isso, para que a empresa não precise se preocupar com a validade dos documentos de transporte e carteiras de habilitação, cujo controle é estabelecido pelo log em uma base de dados semelhante para motoristas, onde as qualificações de cada um, experiência geral de condução e experiência de trabalho são anotadas. nesta empresa, recompensas e penalidades.
No diário de bordo, algumas dessas informações constam do cronograma de utilização dos veículos, denominado produção, onde é elaborado um plano de trabalho para cada um deles e anotado o período de retirada para manutenção. De acordo com este plano, é preenchido um diário de bordo, os dados dos voos devem coincidir, visto que o cronograma de produção é um documento prioritário, o diário é secundário, confirmando a conclusão da obra dentro do cronograma.
A contabilização dos veículos, por ser automatizada, aumenta a eficiência da utilização da frota de veículos cumprindo todos os requisitos da sua condição técnica e regime de trabalho, ao passo que a empresa não desperdiça o tempo dos seus colaboradores nestas atividades, reduzindo assim os custos com mão-de-obra e otimizando comunicações internas, que conduzem à troca instantânea de informações entre as diferentes divisões estruturais e, consequentemente, à rápida resolução de problemas emergentes.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-05-19
Vídeo de contabilidade de uso de veículos
O sistema automatizado melhora a qualidade de todos os tipos de contabilidade, incluindo a contabilidade gerencial e financeira, pois fornece um relatório completo sobre os recursos que estão envolvidos em todos os processos de produção. Essa análise regular das atividades torna possível realizar um trabalho atempado sobre os erros e, assim, aumentar os lucros.
A automação de uma empresa de transporte não é apenas uma ferramenta para manter o cadastro de veículos e motoristas, mas também muitos relatórios que são úteis para a administração e funcionários da empresa.
a contabilidade de uma transportadora aumenta a produtividade do pessoal, permitindo identificar o pessoal mais produtivo, incentivando esses funcionários.
O programa da empresa de transporte, juntamente com os processos associados ao transporte de mercadorias e ao cálculo de rotas, organiza a contabilidade do armazém de alta qualidade usando equipamentos de armazém modernos.
A contabilidade na transportadora reúne informações atualizadas sobre os restos de combustíveis e lubrificantes, peças de reposição para transporte e outros pontos importantes.
O programa da transportadora leva em consideração indicadores importantes como: custos de estacionamento, indicadores de combustível e outros.
A contabilidade de veículos e motoristas gera um cartão pessoal para o motorista ou qualquer outro funcionário, com a possibilidade de anexar documentos, fotos para comodidade da contabilidade e do departamento de pessoal.
O programa de documentos de transporte gera guias e demais documentações necessárias ao funcionamento da empresa.
As empresas de transporte e logística, para melhorar seus negócios, podem começar a aplicar a contabilidade na organização de transportes por meio de um programa de computador automatizado.
Download da versão demo
O programa da transportadora realiza a formação das solicitações de transporte, planeja rotas e também calcula os custos, levando em consideração diversos fatores.
A contabilização dos documentos de transporte através do aplicativo de gerenciamento de uma empresa de transporte é feita em questão de segundos, reduzindo o tempo gasto em tarefas diárias simples dos funcionários.
As comunicações internas entre os diferentes serviços de produção são suportadas por um sistema de notificação - todas as partes interessadas recebem mensagens pop-up.
Ao clicar em tal mensagem, uma transição ativa para o documento de discussão é feita, disponível para todos os participantes, e cada mudança é acompanhada pela mensagem.
A unificação dos formulários eletrônicos com os quais os usuários trabalham permite agilizar a entrada de informações, uma vez que não é necessário reconstituí-los para formatos diferentes ao trocar de tarefa.
Ao aceitar uma encomenda, abre-se uma janela especial, cujo preenchimento fornece um pacote de documentação de acompanhamento da carga, compilada automaticamente a partir dos dados.
Além da própria embalagem, todos os demais documentos de serviços relacionados ao transporte, inclusive demonstrativos contábeis e diversas faturas, serão lavrados automaticamente.
O programa gera de forma automática todos os documentos do empreendimento, ao mesmo tempo que sua exatidão e desenho atendem integralmente ao propósito e às normas existentes.
O programa realiza todos os cálculos de forma independente, o que é possível através da configuração do cálculo de cada operação de trabalho, levando em consideração os padrões da indústria de base.
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Contabilidade de uso de veículos
Cálculo do custo de um voo realizado, racionamento do consumo de combustível, cálculo do lucro de cada viagem - tudo isso é feito automaticamente quando as informações são inseridas.
Além disso, há um cálculo automático dos salários por peça para o usuário com base nas informações que são registradas em seus formulários de relatório eletrônico para o volume de trabalho.
Na realização das operações e na sua ausência no sistema, não é efetuado nenhum acúmulo; este fato motiva melhor o usuário a adicionar informações em tempo hábil.
O trabalho de reparo requer a disponibilidade de peças de reposição, portanto, forma-se uma faixa de nomenclatura que relaciona todos os itens de commodities utilizados pela empresa na organização do trabalho.
Cada movimento de mercadorias é documentado por meio de guias de remessa, que são compilados automaticamente ao especificar o nome, a quantidade, a base de transferência, que determina seu status.
A contabilidade de armazém funciona no modo horário atual, informando prontamente sobre os saldos atuais e notificando prontamente o responsável da conclusão de determinada posição.
O programa também informa prontamente sobre os saldos de caixa atuais em qualquer caixa ou conta bancária, mostrando o faturamento total deles, agrupando os pagamentos por meio de pagamento.
Os relatórios analíticos gerados têm uma forma visual e conveniente - tabelas, gráficos, diagramas, a partir dos quais você pode avaliar imediatamente a importância de cada indicador no valor do lucro.