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Grupo de programas: Automação comercial
Departamento de controle de execução de documentos
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O departamento de controle de execução de documentos é uma unidade especial cujas atribuições incluem o controle de todos os documentos que a empresa utiliza em seu dia a dia. A exatidão da redação, movimentação, tempo de execução e armazenamento de documentos precisam de controle. Os especialistas deste departamento realizam todos os tipos desta atividade de controle.
Esse departamento tem várias tarefas importantes. Todas as suas ações devem visar a criação de condições na empresa que impeçam quaisquer casos de perda de documentos e confusão. A busca por todos os documentos deve ser o mais rápido possível. Os funcionários da área também monitoram a execução, identificam casos de ações errôneas com documentos, falta de ações necessárias, violação de prazos ou procedimento para aprovação.
O controle no departamento é feito em duas direções - as ações com os documentos e a localização dos documentos no momento são considerados separadamente. O primeiro tipo visa rastrear transações e prazos, documentos para execução. O controle efetivo das ações só ocorre quando todos os documentos são registrados no sistema geral antes mesmo de serem entregues ao executor. O rastreamento da localização dos documentos precisa estabelecer no departamento um esquema claro para a execução de consertar a emissão ou transferência de documentos entre funcionários, transferi-los para o arquivo e destruição. O departamento de trabalho mais eficaz em que seja possível implementar os dois tipos de controle.
O departamento é estrategicamente importante para a empresa. O controlo da execução por ele efectuado permite garantir a integralidade e correcção da execução das encomendas e tarefas. Toma medidas preventivas para prevenir abusos de funcionários, além de facilitar a resolução antecipada de reclamações e investigações internas. Para o trabalho do departamento é importante uma instrução claramente formulada, na qual se observe quem exerce o controle e quais os poderes que possui, quais documentos durante a execução precisam de acompanhamento geral ou especial, quais são as principais etapas do fluxo de documentos, quais são os prazos alocados para certos tipos de documentos. A partir de todos os resultados do trabalho, os especialistas da divisão elaboram relatórios, cujo conjunto de informações embasam as decisões de gestão. O controle não se limita ao monitoramento de terceiros da movimentação de documentos. Os funcionários do departamento devem lembrar a execução dos prazos "críticos" que se aproximam, da necessidade de concluir certas ações para a execução. Cada organização tem o direito de decidir por si mesma se precisa de tal departamento. Muitas pessoas hoje seguem o caminho da redução do departamento de controle porque existem softwares que admitem tal controle. Basta um ou dois funcionários ao invés de um departamento inteiro para interagir com o software e ao mesmo tempo manter o controle sobre todos os documentos da empresa.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-04-25
Vídeo do departamento de controle de execução de documentos
Este vídeo pode ser visualizado com legendas no seu idioma.
O programa permite o preenchimento automático de documentos, estabelecimento de prazos e atribuição de execução no sistema. Pelo número dos documentos, nome, indicação das partes ou da essência, o período de preparação, o contratante pode facilmente, após alguns cliques, estabelecer não só a localização dos documentos mas também o seu estatuto, termos. Os especialistas do departamento podem exibir na tela uma lista de todas as tarefas em andamento e ver as mais urgentes. Com o controle de software, o software avisa os usuários quando os prazos estão se aproximando automaticamente.
Os responsáveis pela conformidade e outros especialistas não precisam elaborar relatórios de desempenho. O gestor utiliza relatórios gerados automaticamente - são mais precisos, além disso, não requerem tempo e dinheiro. O programa reduz a rotina, aumenta a agilidade de trabalho de cada departamento e reduz custos. Os documentos são armazenados com segurança em um arquivo eletrônico.
O controle de execução no sistema de informação torna-se fácil e moderno. Além disso, cada usuário tem apenas aquele conjunto de funções e capacidades que o ajudam pessoalmente a cumprir suas obrigações. Só o gerente pode apagar os documentos, suspender a execução, mudar os executores. O programa permite manter sob controle não só os documentos internos, mas também os de saída, configurando o tempo de notificação da execução. Ao trabalhar, é importante que todos os intérpretes e autores de documentos estejam em estreita cooperação. Só nesse caso é possível falar em eficiência. Se os funcionários do departamento recebem atempadamente os documentos e instruções necessários, se veem com clareza os prazos, recebem lembretes, fica mais fácil para eles, sem se esquecer de nada, fazer tudo o que a direção espera deles. O controle não requer nenhum custo ou esforço adicional. Torna-se um processo natural. Funcionários mais responsáveis, o desempenho de suas funções aumenta em todos os aspectos.
O software para o departamento de controle de execução de documentos foi desenvolvido pela empresa de sistemas USU Software. Além de um aumento qualitativo na eficiência do trabalho com documentos, a USU Software aumenta a eficiência de cada departamento da organização, proporcionando contabilidade e controle de armazenagem, logística, produção, finanças, vendas, trabalho com clientes, compras, contratados. Para organizações específicas, levando em consideração suas especificidades, é possível desenvolver softwares exclusivos. Garante a execução mais precisa de cada pedido do sistema quanto à forma de gestão na empresa. O uso do Software USU não só traz ordem aos documentos, mas também permite reduzir todos os tipos de custos, o que por sua vez leva ao aumento dos lucros, aumento das vendas, aumento da reputação da organização e fortalecimento da sua posição no mercado.
Download da versão demo
Ao iniciar o programa, você pode selecionar o idioma.
Quem é o tradutor?
Uma versão demo está disponível para download gratuito no site do desenvolvedor. Possui uma pequena funcionalidade, mas é suficiente para conhecimento. Os funcionários do departamento da empresa não precisam treinar por muito tempo, pois o sistema possui uma interface simples e intuitiva. O controle do programa com o Software USU pode ser realizado em diferentes idiomas, elaborando documentos, relatórios de execução e liquidações em diferentes moedas e em qualquer idioma do mundo. Na hora de comprar a versão completa, o custo não é alto. Depende do número de departamentos e usuários automatizados. Em qualquer caso, você não precisa pagar uma taxa de assinatura obrigatória para usar o sistema de software USU. A execução do projeto de automação é rápida, sem quebrar a rotina usual da organização. Os desenvolvedores garantem o controle e suporte técnico.
Todos os departamentos, divisões, filiais da empresa unidos em um espaço de informação comum, o que garante uma contabilidade confiável e controle da movimentação de documentos, transferência de pedidos e pedidos.
A execução de um aplicativo ou documentos no sistema de informações do Software USU pode ser rastreada a qualquer momento com a definição do status, executor, concluído e o escopo restante das tarefas. Funcionários de qualquer departamento da empresa podem compor tarefas com um lembrete, nesta modalidade o próprio programa avisa os usuários sobre as próximas etapas, prazos, etc. O controle pode ser mais perfeito se o software estiver integrado com o site e telefonia, com câmeras de vídeo na empresa, com caixas registradoras e equipamentos de depósito. Todas as transações estão sujeitas a uma contabilidade confiável do sistema. O planejador embutido na solução de software ajuda a traçar planos, distribuir tarefas entre os executores, estabelecer cronogramas e prazos e controlá-los. Além disso, com a ajuda do planejador, é possível distribuir orçamentos, fazer previsões de negócios.
Os documentos aceitos na organização para ações internas e externas são preenchidos automaticamente pelo sistema. Você pode atualizar e alterar os modelos. Ao integrar o software com o marco legal, as atualizações nas leis são prontamente levadas em consideração.
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Se você tiver requisitos especiais de software, solicite o desenvolvimento personalizado. Assim você não terá que se adaptar ao programa, mas o programa será ajustado aos seus processos de negócio!
Departamento de controle de execução de documentos
O software ajuda o departamento de cliente a formar uma abordagem orientada para o cliente, na qual você pode facilmente trabalhar com cada cliente individualmente. Para fazer isso, o software atualiza automaticamente as informações no banco de dados detalhado do cliente. Para um controle mais preciso da execução no sistema, você pode usar anexos na forma de arquivos de todos os formatos eletrônicos existentes. Em cada caso, pedido, o cliente pode ‘anexar’ fotos e vídeos, gravações de conversas telefônicas, cópias de documentos. O gestor é capaz de avaliar de forma objetiva a eficácia de cada departamento e de cada funcionário de sua equipe. O software USU ajuda a coletar e analisar estatísticas de produtividade, benefício e eficiência dos funcionários e calcular automaticamente os salários. A partir do sistema, o gestor pode receber relatórios detalhados em uma determinada frequência ou a qualquer momento para acompanhar a atualidade. Lucros e vendas, estoques e volumes de produção, o volume de execução - para cada questão, você pode obter gráficos, tabelas e diagramas.
Documentos técnicos e tecnológicos particularmente complexos podem ser comparados no sistema com os manuais de software disponíveis. Você mesmo pode fazer esses livros de referência no início do software ou baixá-los e carregá-los no sistema em qualquer formato. Os funcionários do departamento podem se comunicar rapidamente por meio de uma caixa de diálogo rápida, e a empresa pode informar clientes e parceiros sobre tudo o que considerar necessário, enviando automaticamente SMS, e-mails ou mensagens para mensageiros instantâneos diretamente para seu sistema de contabilidade.
Não só documentos e funcionários sob controle, mas também transações monetárias, estoques de depósito da empresa. Ao realizar qualquer ação com finanças ou materiais, mercadorias no armazém, o programa os leva em consideração imediatamente e ajuda a tornar o gerenciamento de recursos eficaz. Para avaliar a qualidade do trabalho, você também precisa de avaliações reais dos clientes. Seu sistema coleta por SMS e fornece essas estatísticas para consideração pela administração.
Aplicativos móveis especiais foram desenvolvidos para funcionários do departamento da empresa e clientes regulares que frequentemente interagem uns com os outros. O gerente aprende sobre controle adicional, contabilidade e maneiras de aumentar a velocidade e a qualidade da execução de pedidos com dicas úteis da Bíblia do Gerente Moderno.