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Grupo de programas: Automação comercial
Otimização do serviço de correio
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A optimização do serviço de correio consiste, antes de mais, na automatização do seu trabalho interno no âmbito do software Universal Accounting System, que será instalado pelos funcionários da USU à distância via acesso remoto se existir ligação à Internet para o serviço de correio desde o território de qualquer país, - a Internet, como é conhecida, não tem fronteiras, e o próprio software funciona em qualquer idioma, e mesmo em vários ao mesmo tempo, também possui formulários eletrônicos em qualquer um dos idiomas exigidos, a escolha das versões de idioma é realizado nas configurações do programa. Além de vários idiomas, o programa de otimização do serviço de correio funciona com várias moedas simultaneamente - para realizar liquidações mútuas com parceiros e clientes internacionais, se o serviço de atendimento ao cliente permitir.
A optimização é habitualmente considerada um aumento da eficiência no trabalho, graças à identificação de recursos adicionais pelo serviço de correio entre os disponíveis, e uma redução dos custos laborais e do tempo de trabalho para a realização das operações. A optimização do trabalho do serviço de correio expresso no âmbito do software descrito realiza-se através da automatização dos processos que constituem o trabalho corrente e quotidiano no serviço de correio, o que permite libertar dele muitos funcionários e transferi-los para outros de igual forma trabalho importante. Ao mesmo tempo, esse efeito de otimização permanece em uma base contínua, o que deve satisfazer o serviço de correio por um período de trabalho bastante longo, provavelmente até chegar a era da robotização.
A otimização do trabalho do serviço de correio começa com seu trabalho operacional - recebimento de pedidos, registro de clientes, controle do trabalho de correio - tempo e qualidade, pagamento de clientes por seus pedidos, etc. Neste caso, a otimização deve ser considerada uma redução nos custos de trabalho e tempo para a realização do trabalho atual, acelerando a troca de informações entre os diferentes departamentos do serviço de courier, o que, por sua vez, também diminui o tempo de entrega do correio, aumentando a reputação da empresa.
Para aceitar uma encomenda de trabalho, é aberto no programa de optimização um formulário especial - a chamada janela de encomenda, onde a data e a hora de recepção são fixadas por defeito - no momento actual, embora possam ser alteradas manualmente. O formulário de aceitação de candidatura tem um formato especial - também passou por uma optimização: os campos nele integrados para o preenchimento fazem a transição para a base de clientes e contêm menus suspensos com uma lista de diferentes respostas para seleccionar a opção pretendida de acordo com o conteúdo do pedido.
Por exemplo, se um pedido foi recebido de um cliente regular, então, ao preencher o formulário e especificar o cliente, as células restantes apresentarão automaticamente opções para seus pedidos anteriores - destinatários, tipos de envio, endereços de entrega, etc. o gestor de atendimento seleciona a opção adequada para o caso e, após o preenchimento do formulário, por meio de teclas de atalho, gera uma guia de remessa e / ou recibo. E isso também é otimização - o preenchimento do habitual formulário de inscrição leva à formação de todos os documentos necessários em modo automático, incluindo as demonstrações financeiras.
O pedido é formado e executado, o correio é selecionado pelo gerente do serviço de correio manualmente no banco de dados do correio, onde são distribuídos geograficamente por zonas de entrega - esse banco de dados é integrado ao programa para otimizar a escolha do contratante. O programa em si pode até oferecer a melhor opção, combinando automaticamente o endereço com a zona de influência de um determinado mensageiro e avaliando seu emprego atual. Os aplicativos são salvos em um banco de dados próprio - banco de dados de pedidos, atribuindo a cada um o seu próprio status e a cor correspondente, que refletem o grau de execução do aplicativo e permitem monitorar visualmente a execução do pedido, sem perder tempo em busca de informações e comunicação com o transportador, uma vez que todas as alterações no programa de otimização refletem de forma independente - com base nas informações que os transportadores publicam em seus formulários de trabalho eletrônicos para cada entrega.
A base de pedidos também tem um tipo de otimização próprio - pode ser facilmente formatada pelo cliente para avaliar a atividade, pelos couriers, para controlar os volumes de trabalho por turnos e para o período, pelos gestores, para saber o quão eficaz foi na interagir com o cliente e quanto ele retirou no total das solicitações do dia e do período, para pagamento para apuração do contas a receber corrente. Nesta base de dados, cada aplicação possui uma descrição detalhada do pagamento, custo dos serviços, custos do serviço de correio - para isso, foram formadas abas ativas para cada opção, dentro das quais o programa de otimização dá um relatório detalhado, anotando os recebimentos do cliente e fixando dívida, se houver. A distribuição dos pagamentos é efectuada automaticamente pelo programa de optimização - cada valor recebido é registado no separador correspondente a pedido do cliente remetente.
Graças à otimização através da automação, as ações dos trabalhadores do serviço de courier estão de acordo com as normas estabelecidas, o que garante coerência e precisão no trabalho, também são excluídos os erros no processamento de pedidos devido aos pedidos previamente processados salvos na base de dados.
Quem é o desenvolvedor?
2024-04-20
Vídeo de otimização do serviço de correio
Acompanhe a entrega das mercadorias utilizando uma solução profissional da USU, que possui ampla funcionalidade e relatórios.
O programa de correio permitirá que você otimize as rotas de entrega e economize tempo de viagem, aumentando assim os lucros.
O programa de entrega de mercadorias permite acompanhar rapidamente a execução das encomendas tanto no serviço de estafetas como na logística entre cidades.
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A automação da entrega executada com competência permite otimizar o trabalho dos entregadores, economizando recursos e dinheiro.
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A automação de um serviço de correio, inclusive para pequenas empresas, pode gerar lucros consideráveis, otimizando os processos de entrega e reduzindo custos.
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A otimização baseada na automação melhora a qualidade da interação com os clientes e entre os funcionários do serviço de courier, uma vez que todas as suas ações são estritamente regulamentadas.
A base regulatória e metodológica, embutida no programa, contém as regras e requisitos, normas e padrões de implementação que cada operação de courier deve cumprir, incluindo prazos e materiais.
Com base nas disposições da base regulamentar e metodológica, está a ser configurado o cálculo de todas as operações de trabalho, o que permite realizar diversos cálculos em modo automático.
Os cálculos automáticos incluem o cálculo do custo do pedido ao cliente, o preço de custo do serviço, o lucro obtido após a sua conclusão e o cálculo dos salários do pessoal.
O cálculo automático dos salários do pessoal é realizado levando-se em consideração a quantidade de trabalho realizado por eles durante o período - apenas aqueles anotados em seus diários eletrônicos de trabalho.
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Otimização do serviço de correio
O registro tempestivo de suas ações no programa é um pré-requisito para o acúmulo, aumentando a motivação da equipe e fornecendo dados operacionais ao sistema.
Quanto mais rápida a entrada de dados, mais precisamente o sistema reflete o estado dos processos atuais e mais cedo o gerenciamento pode reagir a mudanças indesejadas nesses processos.
Os funcionários trabalham em diários eletrônicos pessoais e em uma área de trabalho separada, são pessoalmente responsáveis pela exatidão de suas informações, qualidade e tempo de atribuições.
As informações do usuário são armazenadas no sistema sob seus logins, que são fornecidos a eles com senhas para inserção, de modo que não é difícil determinar quais informações contêm imprecisões.
O sistema detecta informações falsas de forma independente, pois a utilização de formulários eletrônicos de formato especial permite personalizar a subordinação de dados de diferentes categorias.
A subordinação dos dados entre si estabelece um certo equilíbrio de valores, quando entram dados falsos, o equilíbrio é perturbado, por isso é fácil encontrar a causa.
Além disso, a gestão mantém o controle sobre os logs do usuário, verificando o tempo e a qualidade das tarefas, adiciona novas tarefas, examina a conformidade de seus dados.
A otimização fornece a organização de uma comunicação eficaz entre o pessoal - um sistema de notificação interno funciona aqui na forma de mensagens que aparecem na tela.
Para organizar a interação com os clientes, os parceiros disponibilizam a comunicação eletrónica sob a forma de mensagens SMS, utilizada para informar sobre a entrega de uma encomenda e mailings.
Caso o cliente manifeste o desejo de receber informações sobre a localização da carga e / ou sua entrega, o sistema irá gerar notificações automaticamente e enviá-las em todas as etapas.