सूचना सेवा कार्य का संगठन

सूचना सेवा कार्य के संगठन का वीडियो

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उद्यम में सूचना प्रणाली का संगठन किसी भी कंपनी के लिए बेहद महत्वपूर्ण है, चाहे वह एक व्यापारिक कंपनी हो या, कोई एजेंसी या सेवा क्षेत्र में काम करने वाली कंपनी। किसी भी संगठन के लिए, संचार और परामर्श ग्राहक महत्वपूर्ण होते हैं, और जिस तरह का रवैया एक संभावित उपभोक्ता का होगा, वह संदर्भ सलाह की मात्रा और गुणवत्ता क्या होगा, यह काफी हद तक इस बात पर निर्भर करेगा कि वह इस कंपनी में ऑर्डर करता है या उसकी तलाश में जाता है अधिक विश्वसनीय कंपनी है। हेल्प डेस्क की जानकारी दी गई है। यदि विभाग के कर्मचारियों के पास सूचना के परिचालन प्रवाह तक पहुंच है, यदि उनके पास सभी संदर्भ जानकारी है, तो वे ग्राहक को सही और तेज़ी से सलाह देने में सक्षम होंगे। किसी संगठन के लिए उपभोक्ता की कॉल से दुख की कोई बात नहीं है, जिसकी मदद डेस्क कर्मचारी शर्मिंदगी में करते हैं कि वे लागत को स्पष्ट करेंगे, पता करें कि क्या उत्पाद स्टॉक में है, और निश्चित रूप से आपको वापस बुलाएगा। तुरंत सेवा देने के लिए तैयार है। सभी ग्राहक प्रश्नों के उत्तर, जिस उत्पाद की तलाश कर रहे हैं उनकी विशेषताओं सहित, हर संगठन का सपना है। इस सिद्धांत के अनुसार कार्य को कैसे व्यवस्थित किया जाए? सेवा को कई चैनलों के माध्यम से ग्राहक के अनुरोधों को संभालने में सक्षम होना चाहिए। कुछ लोगों के लिए फोन द्वारा संगठन के लिए अनुरोध करना सुविधाजनक है, जबकि अन्य के लिए इंटरनेट पर संदर्भ जानकारी प्राप्त करना अधिक सुखद है। यह सूचना चैनलों की अधिकतम संख्या के साथ काम करने की संभावना का ध्यान रखने के लायक है, ताकि एक भी कॉल न खोए या छूटे नहीं। सामान्य सेवाएं आम अनुरोधों के जवाबों को स्वचालित करती हैं, इसके लिए आप एक ऑटो-मुखबिर सेट कर सकते हैं, उन ग्राहकों के लिए ऑपरेटर सेवाएं जिनके प्रश्न विशिष्ट एक से भिन्न होते हैं। यह संगठन को पैसे बचाने में मदद करता है, हेल्प डेस्क के कर्मचारियों का विस्तार नहीं करता है, और संबंधित लागतों को नहीं बढ़ाता है। कर्मचारियों को सभी आवश्यक पृष्ठभूमि की जानकारी हाथ में होनी चाहिए - काम के घंटे, माल, सेवाओं, कीमतों, छूट के बारे में, भुगतान के तरीके, उत्पाद की उपलब्धता, प्रसव के समय और यहां तक कि माल की विशेषताओं के बारे में भी। सेवा को दिल से याद करने के लिए मजबूर करने के लिए आवश्यक नहीं है। उन्हें संगठन के डेटाबेस में संदर्भ क्वेरी द्वारा आवश्यक डेटा की त्वरित खोज द्वारा मदद की जानी चाहिए। और इसके लिए, कंपनी को अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना चाहिए, परिचालन रिकॉर्ड को बनाए रखने और अनुरोधों के किसी भी समूह पर डेटा प्रदान करने में सक्षम कार्यक्रम को लागू करना चाहिए - उत्पाद के लिए, समान सामानों के समूह के लिए, लागत, समय, उपलब्धता, या अनुपस्थिति के लिए। स्टॉक और अन्य मुद्दों में। सॉफ्टवेयर के उपयोग के साथ, आधुनिक संचार के साथ एकीकृत करना आसान होगा ताकि संगठन सभी संचार अवसरों का अधिकतम लाभ उठा सके। सॉफ्टवेयर हेल्प डेस्क सेवा सहित प्रत्येक विभाग के काम को नियंत्रित करने में मदद करता है। कार्यक्रम किसी भी जानकारी के लिए त्वरित पहुंच की गारंटी देता है - पदोन्नति, मूल्य, छूट, विशेष शर्तें। एक ग्राहक को संगठन की व्यक्तिगत यात्रा के लिए साइन अप करने में सक्षम होना चाहिए, साथ ही फोन या इंटरनेट के माध्यम से सीधे एक आदेश देना चाहिए। यदि प्रश्न बेहद जटिल हैं, तो व्यक्तिगत समाधान की आवश्यकता होती है, संगठन को जल्दी से उठाने में सक्षम होना चाहिए इस ग्राहक के कॉल का इतिहास, उसके साथ काम का विवरण और पहले से ही संदर्भ ग्राहक के ऑपरेटर के स्तर पर योग्य उत्तर प्राप्त करने में सक्षम होगा। यदि सेवा इस तरह से काम करती है, तो संगठन की छवि पर इसका सबसे अच्छा प्रभाव पड़ेगा और यहां तक कि बिक्री की वृद्धि को भी प्रभावित करेगा। संदर्भ सेवाओं के लिए सबसे अच्छे कार्यक्रमों का उपयोग यूएसयू सॉफ्टवेयर द्वारा विकसित किया गया था। इसकी मदद से, कोई भी संगठन आउटसोर्सिंग के रेफरल शुल्क पर पैसा खर्च किए बिना आसानी से अपना स्वयं का रेफरल विभाग बना सकता है। परामर्श सेवा का कार्य वर्तमान जानकारी तक निरंतर ऑनलाइन पहुंच पर आधारित होगा। USU सॉफ्टवेयर व्यापक रूप से संगठन की गतिविधियों का अनुकूलन करता है, अपने काम के सभी क्षेत्रों को लेखांकन और नियंत्रण के साथ कवर करता है। ग्राहक विभाग से, लेखा विभाग से, विपणन विभाग से, गोदामों से डेटा, वास्तविक समय में एक आम जगह में बहेगा, जिसे हेल्प डेस्क के विशेषज्ञ द्वारा एक्सेस किया जा सकता है। एक बड़ा प्लस यूएसयू सॉफ्टवेयर का उच्च प्रदर्शन है, जिसके लिए संगठन के डेटाबेस से आवश्यक जानकारी सेकंड में शाब्दिक रूप से प्राप्त की जा सकती है, बिना लाइन में प्रतीक्षा करते हुए हेल्प डेस्क से संपर्क करने वाले व्यक्ति को नीरस धुन सुनकर। USU सॉफ्टवेयर प्रत्येक अनुरोध को पंजीकृत करता है, सबसे सामान्य संदर्भ प्रश्नों के अनुसार, अपील के विषय के विश्लेषण पर काम करता है। सिस्टम की मदद से, दस्तावेजों और रिपोर्टों की तैयारी स्वचालित है, जो संगठन के कर्मियों के काम की गति को बढ़ाती है। सॉफ्टवेयर की मदद से बड़ी मात्रा में सूचनाओं के साथ तेजी से काम संभव है। आप संगठन की सलाहकार सेवा को कॉल के ऑडियो रिकॉर्डिंग, वेबसाइट के साथ सॉफ्टवेयर को एकीकृत कर सकते हैं। सिस्टम विभिन्न प्रकार के विशेषज्ञों के लिए एक अनिवार्य सहायक है - गोदाम में और आपूर्ति विभाग में, रसद और विपणन में। उत्पादन में संगठन के ग्राहक विभाग। यूएसयू सॉफ्टवेयर प्रत्येक विशेषज्ञ के काम के लिए उपयोगी उपकरण प्रदान करता है। इसे सामान्य अनुकूलन कहा जाता है, जिसके लाभ भी संदेहवादी नेता आमतौर पर कम से कम समय में महसूस करते हैं। प्रणाली में एक शक्तिशाली विश्लेषणात्मक क्षमता है जो संगठन के लिए उपयोगी होगी, नियोजन के कार्यान्वयन की निगरानी करने वाले उपकरण, योजना बना रही है। इसके लिए धन्यवाद, काम अधिक कुशल है, लागत का स्तर कम हो जाएगा। USU सॉफ्टवेयर संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए सिस्टम में काम करना आसान बनाने के लिए एक आसान इंटरफ़ेस लागू करता है, यहां तक कि एक समृद्ध उपयोगकर्ता अनुभव के बिना भी। डेवलपर्स एक दूरस्थ प्रस्तुति प्राप्त करने का अवसर प्रदान करते हैं, एक मुफ्त डेमो संस्करण डाउनलोड करते हैं, जो मदद करेगा एक संगठन व्यक्तिगत रूप से सॉफ्टवेयर की क्षमताओं का मूल्यांकन करता है। लाइसेंस प्राप्त संस्करण में काम करने के लिए एक मासिक शुल्क की आवश्यकता नहीं होती है, जो, व्यवसाय अनुकूलन के लिए अधिकांश कार्यक्रमों का दावा नहीं कर सकता है। कार्यक्रम विभिन्न विभागों, शाखाओं और संगठन के प्रभागों को एक सूचना नेटवर्क में समेकित करता है, जिसमें सलाहकार आसानी से जानकारी पा सकते हैं एक विशिष्ट स्टोर के लिए और एक क्षेत्र, शहर, देश में सभी शाखाओं के लिए। अपने काम में, सहायता विशेषज्ञों को किसी भी सूचना समूहों को त्वरित संदर्भ क्वेरी द्वारा एक्सेस करने की क्षमता का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए। सेवा वर्गीकरण, उपलब्धता, समय और भुगतान, शर्तों, पदोन्नति पर सटीक और सही सलाह प्रदान करती है। यदि क्लाइंट के प्रश्न को एक पेशेवर उत्तर की आवश्यकता होती है, तो संगठन के सलाहकार विभाग के विशेषज्ञ उसे आसानी से एक विशेष विशेषज्ञ के साथ जोड़ सकते हैं या त्वरित संचार के लिए एक सॉफ्टवेयर संवाद बॉक्स का उपयोग करके खुद से संपर्क कर सकते हैं। कंपनी की वेबसाइट के साथ सॉफ्टवेयर का एकीकरण ग्राहकों की अधिकतम संख्या को कवर करने के लिए सहायता करता है। यह इंटरनेट पर संदर्भ कॉल और एप्लिकेशन के साथ-साथ फोन द्वारा मल्टीचैनल मोड में काम करना आसान और सुलभ हो जाएगा। सेवा कर्मचारी आसानी से जटिल तकनीकी सवालों के जवाब देते हैं, क्योंकि यह सभी जानकारी सॉफ्टवेयर निर्देशिकाओं, और एक कार्ड में दर्ज की जानी चाहिए। तकनीकी विशेषताओं के साथ प्रत्येक उत्पाद के लिए उपलब्ध होगा। सिस्टम संगठन के ग्राहकों का एक विस्तृत डेटाबेस बनाता है। इसमें उन लोगों को भी शामिल किया जाएगा जिन्होंने सलाह मांगी थी। प्रत्येक ग्राहक के साथ संचार और लेन-देन के इतिहास के विश्लेषण से कंपनी को प्रत्येक के लिए सही व्यक्तिगत दृष्टिकोण का पता लगाने में मदद मिलती है, ग्राहकों की जरूरतों और हितों पर ध्यान देने के साथ काम का निर्माण होता है। अधिसूचना के साथ कार्य सेट करना आपको किसी भी महत्वपूर्ण कार्य, संदर्भ परामर्श, ग्राहक को एक चालान प्रदान करने, एक व्यक्तिगत बैठक और अन्य असाइनमेंट के बारे में भूलने की अनुमति नहीं देगा। कंपनी की सभी सेवा प्रणाली से केवल उस जानकारी को प्राप्त करती है। , जो इसके कारण है। यह भेद व्यापार रहस्य और ग्राहकों के व्यक्तिगत डेटा को रिसाव और दुरुपयोग से बचाता है ।USU सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टीम पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करती है, जो नियमित रूप से बहुत समय बचाने के लिए सहायता करती है, और ग्राहकों के साथ काम को अधिक कुशल और त्रुटि मुक्त भी बनाती है। कंपनी को अकाउंटिंग प्रोग्राम से रेफरेंस मेलिंग, सूचनात्मक और विज्ञापन सूचनाओं को सीधे एसएमएस, ऑटोमैटिक वॉयस नोटिफिकेशन के माध्यम से ग्राहकों तक पहुंचाने के साथ-साथ ई-मेल द्वारा पत्र भेजने में सक्षम होना चाहिए। संगठन की सभी सेवाओं की गतिविधियां और प्रत्येक कर्मचारी, विशेष रूप से, सिर द्वारा विस्तृत विश्लेषण के लिए उपलब्ध होंगे। यह कार्यक्रम प्रत्येक की गतिविधियों पर आंकड़े एकत्र करेगा, सबसे अच्छा दिखाएगा, और स्वचालित रूप से प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए भुगतान की गणना करेगा। अंतर्निहित अनुसूचक का उपयोग करना, कार्य और लक्ष्यों को वितरित करना आसान होगा, काम के समय के प्रभावी उपयोग के मुद्दों को नियंत्रित करेगा। प्रोग्रामेटिक नियंत्रण गोदाम में और संगठन के वित्त में स्थापित किया जाएगा। प्रबंधक को नकद प्राप्तियों, व्यय, ऋण, स्टॉक पर विस्तृत रिपोर्ट प्राप्त करनी चाहिए, और हेल्प डेस्क माल की उपलब्धता और वर्तमान मूल्य सूचियों को जल्दी से देख पाएंगे। प्रबंधक व्यक्तिगत सेवाओं और संपूर्ण कंपनी के काम और संकेतकों के लिए दोनों को स्वचालित अप-टू-डेट रिपोर्ट प्राप्त करता है। एक संगठन को विशेष रूप से विकसित मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करके नियमित रूप से ग्राहकों की संदर्भ जानकारी पर काम करने में सक्षम होना चाहिए।