Organisation des travaux du service d'information

Vidéo de l'organisation des travaux du service d'information

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L'organisation du système d'information dans l'entreprise est extrêmement importante pour toute entreprise, qu'il s'agisse d'une société commerciale ou, d'une agence, ou d'une entreprise opérant dans le secteur des services. Pour toute organisation, les clients de communication et de conseil sont importants, et le type d'attitude auquel un consommateur potentiel sera confronté, le volume et la qualité des conseils de référence qu'il recevra, dépendront en grande partie du fait qu'il passe une commande dans cette entreprise ou qu'il part à la recherche de une entreprise plus fiable.Le service d'assistance est fourni avec des informations. Si les employés du département ont accès au flux d’informations opérationnel, s’ils disposent de toutes les informations de référence, ils pourront alors conseiller le client avec précision et rapidité. Il n'y a rien de plus triste qu'un appel d'un consommateur à une organisation, dont l'employé du service d'assistance babille d'embarras en disant qu'il clarifiera le coût, découvrira si le produit est en stock et vous rappellera certainement. répondre à toutes les questions des clients, y compris les caractéristiques du produit qu'ils recherchent, est le rêve de toute organisation. Comment organiser le travail selon ce principe? Le service doit être en mesure de traiter les demandes des clients via plusieurs canaux. Il est pratique pour certains de faire une demande à l'organisation par téléphone, tandis que pour d'autres, il est plus agréable de recevoir des informations de référence sur Internet. Il vaut la peine de prendre en compte la possibilité de travailler avec le maximum de canaux d'information, afin de ne pas perdre ou manquer un seul appel.Les services modernes automatisent les réponses aux demandes courantes, pour cela, vous pouvez configurer un auto-informateur, laissant services d'opérateur pour les clients dont la question diffère de la question typique. Cela permet à l'organisation d'économiser de l'argent de manière significative, de ne pas augmenter le personnel du service d'assistance et de ne pas engager les coûts associés.Les employés doivent avoir à portée de main toutes les informations de base nécessaires - sur les heures de travail, sur les biens, les services, les prix, les remises, les méthodes de paiement, la disponibilité des produits, les délais de livraison et même les caractéristiques des marchandises. Il n'est pas nécessaire de forcer le service à mémoriser tout cela par cœur. Ils devraient être aidés par une recherche instantanée des données nécessaires par requête de référence dans les bases de données de l'organisation. Et pour cela, l'entreprise doit automatiser ses processus d'affaires, mettre en œuvre un programme capable de conserver des enregistrements opérationnels et de fournir des données sur tout groupe de demandes - pour un produit, pour un groupe de marchandises similaires, pour le coût, le temps, la disponibilité ou l'absence. en stock et autres problèmes.Avec l'utilisation du logiciel, il sera facile de l'intégrer aux communications modernes afin que l'organisation puisse tirer le meilleur parti de toutes les opportunités de communication. Le logiciel permet de contrôler le travail de chaque département, y compris le service d'assistance. Le programme garantit un accès rapide à toutes les informations - promotions, prix, réductions, conditions spéciales. Un client doit pouvoir s'inscrire pour une visite personnelle de l'organisation, ainsi que passer une commande directement par téléphone ou via Internet.Si les questions sont extrêmement complexes, nécessitant une solution individuelle, l'organisation doit être en mesure de soulever rapidement l'historique des appels de ce client, la description du travail avec lui, et déjà au niveau de l'opérateur du client de référence pourront recevoir des réponses qualifiées. Si le service fonctionne de cette manière, il aura le meilleur effet sur l’image de l’organisation et aura même un effet positif sur la croissance des ventes. L’un des meilleurs programmes de services de référence a été développé par USU Software. Avec son aide, toute organisation peut facilement créer son propre service de référence sans dépenser de l'argent pour l'externalisation des frais de référence. Le travail du service de conseil sera basé sur un accès en ligne continu aux informations actuelles. USU Software optimise globalement les activités de l'organisation, couvrant tous les domaines de son travail avec la comptabilité et le contrôle. Les données du service client, du service comptabilité, du service marketing, des entrepôts, circuleront en temps réel dans un espace commun, accessible par un spécialiste du help desk. Un gros plus est la haute performance du logiciel USU, grâce auquel les informations nécessaires des bases de données de l'organisation peuvent être obtenues littéralement en quelques secondes, sans faire languir la personne qui a contacté le service d'assistance en attendant dans la file, en écoutant des mélodies monotones. USU Software enregistre chaque demande, effectue un travail d'analyse de l'objet des recours, selon les requêtes de référence les plus courantes. À l'aide du système, la préparation des documents et des rapports est automatisée, ce qui augmente la vitesse de travail du personnel de l'organisation. Avec l'aide d'un logiciel, il est possible de travailler rapidement avec de grandes quantités d'informations. Vous pouvez intégrer le logiciel au site Web, enregistrer et sauvegarder les enregistrements audio des appels au service de conseil de l'organisation.Le système est un assistant indispensable pour une variété de spécialistes - dans l'entrepôt et dans le service d'approvisionnement, dans la logistique et le marketing, dans le service client de l'organisation, en production. USU Software fournit des outils utiles pour le travail de chaque spécialiste. C'est ce qu'on appelle l'optimisation générale, dont même les dirigeants sceptiques ressentent généralement dans les plus brefs délais.Le système dispose d'un puissant potentiel analytique qui sera utile à l'organisation, aux outils de planification, au suivi de la mise en œuvre du planifié. Grâce à cela, le travail est plus efficace, le niveau des coûts sera réduit. USU Software impose une interface simple pour permettre à chaque employé de l'organisation de commencer facilement à travailler dans le système, même sans expérience utilisateur riche.Les développeurs offrent la possibilité de recevoir une présentation à distance, de télécharger une version de démonstration gratuite, ce qui aidera une organisation évalue personnellement les capacités du logiciel. Travailler dans la version sous licence ne nécessite pas de frais mensuels, dont, hélas, la plupart des programmes d'optimisation commerciale ne peuvent se vanter.Le programme regroupe divers départements, succursales et divisions de l'organisation en un seul réseau d'information dans lequel les consultants peuvent facilement trouver des informations à la fois pour un magasin spécifique et pour toutes les succursales d'une région, d'une ville, d'un pays. Dans leur travail, les spécialistes de l'aide devraient être en mesure d'utiliser la possibilité d'accéder à tous les groupes d'informations par la requête contextuelle rapide. Le service fournit des conseils précis et corrects sur l'assortiment, la disponibilité, le calendrier et le paiement, les conditions, les promotions. Si la question du client nécessite une réponse professionnelle, les spécialistes du service conseil de l'organisation peuvent facilement le mettre en relation avec un spécialiste spécialisé ou le contacter eux-mêmes à l'aide d'une boîte de dialogue logicielle pour une communication rapide. L'intégration du logiciel avec le site Web de l'entreprise permet de couvrir le maximum de clients. Il deviendra facile et accessible de travailler avec des appels et des applications de référence sur Internet, ainsi qu'en mode multicanal par téléphone.Les employés du service répondent facilement à des questions techniques complexes, puisque toutes ces informations doivent être saisies dans des répertoires logiciels, et une carte avec des caractéristiques techniques seront disponibles pour chaque produit. Le système constitue une base de données détaillée des clients de l'organisation. Cela inclura également ceux qui ont demandé des conseils. L'analyse de l'historique de la communication et des transactions avec chaque client aide l'entreprise à trouver la bonne approche individuelle pour chacun, à construire le travail en mettant l'accent sur les besoins et les intérêts des clients. La configuration de tâches avec notification ne vous permettra pas d'oublier une tâche importante, une consultation de référence, la fourniture d'une facture à un client, une réunion personnelle et d'autres missions.Chaque service de l'entreprise ne reçoit que cette quantité d'informations du système , ce qui est dû à cela. Cette distinction protège les secrets commerciaux et les données personnelles des clients contre les fuites et les abus.L'équipe de développement de logiciels USU met en œuvre une gestion entièrement électronique des documents, ce qui permet de gagner beaucoup de temps sur la routine, et rend également le travail avec les clients plus efficace et sans erreur. L'entreprise doit être en mesure d'effectuer des mailings de référence, des notifications informatives et publicitaires directement à partir du programme comptable, l'envoi de notifications aux clients par SMS, des notifications vocales automatiques, ainsi que des courriers par e-mail. Les activités de tous les services de l'organisation et de chaque employé, en particulier, seront disponibles pour une analyse détaillée par le responsable. Ce programme recueillera des statistiques sur les activités de chacun, montrera le meilleur et calculera automatiquement le paiement du travail effectué. Grâce au planificateur intégré, il sera facile de répartir les tâches et les objectifs, de régler les problèmes d’utilisation efficace du temps de travail. Le contrôle programmatique sera établi dans l'entrepôt et dans les finances de l'organisation. Le responsable doit recevoir des rapports détaillés sur les encaissements, les dépenses, les dettes, les stocks et le service d'assistance sera en mesure de voir rapidement la disponibilité des marchandises et les listes de prix actuelles. Le gestionnaire reçoit automatiquement des rapports actualisés tant pour les services individuels que pour le travail et les indicateurs de l'ensemble de l'entreprise. Une organisation doit être en mesure de travailler sur les informations de référence des clients réguliers en utilisant en outre des applications mobiles spécialement développées.