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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Optimisation du service de messagerie
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L'optimisation du service de messagerie est tout d'abord l'automatisation de son travail interne dans le cadre du logiciel Universal Accounting System, qui sera installé par le personnel de l'USU à distance via un accès à distance s'il existe une connexion Internet pour le service de messagerie de le territoire de n'importe quel pays, - Internet, tel qu'il est connu, n'a pas de frontières, et le logiciel lui-même fonctionne dans n'importe quelle langue, et même plusieurs à la fois, a également des formes électroniques dans l'une des langues requises, le choix des versions linguistiques s'effectue dans les paramètres du programme. En plus de plusieurs langues, le programme d'optimisation du service de messagerie fonctionne avec plusieurs devises simultanément - pour effectuer des règlements mutuels avec des partenaires et clients internationaux, si le service client en dispose.
L'optimisation est généralement considérée comme une augmentation de l'efficacité du travail, grâce à l'identification de ressources supplémentaires par le service de messagerie parmi celles disponibles, et une réduction des coûts de main-d'œuvre et du temps de travail pour effectuer les opérations. L'optimisation du travail du service de messagerie dans le cadre du logiciel décrit s'effectue en automatisant les processus qui composent le travail actuel et quotidien du service de messagerie, ce qui permet d'en libérer de nombreux employés et de les basculer vers d'autres également Travail important. Dans le même temps, cet effet d'optimisation reste permanent, ce qui devrait satisfaire le service de messagerie pendant une assez longue période de travail, probablement jusqu'à l'arrivée de l'ère de la robotisation.
L'optimisation du travail du service de messagerie commence par son travail opérationnel - réception des commandes, enregistrement des clients, contrôle du travail de messagerie - délais et qualité, paiement des clients pour leurs commandes, etc. Dans ce cas, l'optimisation doit être considérée comme une réduction des coûts de main-d'œuvre et de temps pour effectuer le travail en cours, accélérer l'échange d'informations entre les différents départements du service de messagerie, ce qui, à son tour, raccourcit également le délai de livraison du courrier, augmentant ainsi la réputation de l'entreprise.
Pour accepter une commande de travail, un formulaire spécial est ouvert dans le programme d'optimisation - la fenêtre de commande, où la date et l'heure de réception sont fixées par défaut - au moment actuel, bien qu'elles puissent être modifiées manuellement. Le formulaire d'acceptation d'une candidature a un format particulier - il a également fait l'objet d'une optimisation : les champs qui y sont intégrés pour le remplissage donnent une transition vers la base de clients et contiennent des menus déroulants avec une liste de différentes réponses pour sélectionner l'option souhaitée en fonction de le contenu de la commande.
Par exemple, si une demande a été reçue d'un client régulier, lors du remplissage du formulaire et de la spécification du client, les cellules restantes présenteront automatiquement les options de ses commandes précédentes - destinataires, types d'envoi, adresses de livraison, etc. le gestionnaire de service sélectionne l'option appropriée pour le cas et, après avoir rempli le formulaire, à l'aide de touches de raccourci, génère un bon de livraison et/ou un reçu. Et c'est aussi de l'optimisation - remplir le formulaire de demande habituel conduit à la formation de tous les documents requis en mode automatique, y compris les états financiers.
La commande est formée et exécutée, le coursier est sélectionné manuellement par le responsable du service courrier à partir de la base de données des coursiers, où ils sont répartis géographiquement par zones de livraison - une telle base de données est intégrée au programme pour optimiser le choix de l'entrepreneur. Le programme lui-même peut même offrir la meilleure option en faisant correspondre automatiquement l'adresse avec la zone d'influence d'un coursier particulier et en évaluant son emploi actuel. Les demandes sont enregistrées dans leur propre base de données - la base de données des commandes, attribuant à chacune son propre statut et la couleur correspondante, qui reflètent le degré d'exécution de l'application et vous permettent de surveiller visuellement l'exécution de la commande, sans perdre de temps à chercher des informations et communiquer avec le coursier, car tous les changements dans le programme d'optimisation se reflètent de manière indépendante - sur la base des informations que les coursiers affichent dans leurs formulaires de travail électroniques pour chaque livraison.
La base de commandes a également son propre type d'optimisation - elle peut être facilement formatée par le client pour évaluer l'activité, par les coursiers, pour contrôler les volumes de travail par équipes et pour la période, par les gestionnaires, pour connaître son efficacité dans interaction avec le client et combien il a pris au total des demandes pour la journée et pour la période, pour le paiement pour déterminer les créances courantes. Dans cette base de données, chaque application a une description détaillée du paiement, du coût des services, des coûts du service de messagerie - pour cela, des onglets actifs ont été formés pour chaque option, dans lesquels le programme d'optimisation fournit un rapport détaillé, notant les reçus du client et fixant dette, le cas échéant. La répartition des paiements est effectuée par le programme d'optimisation automatiquement - chaque montant reçu est enregistré dans l'onglet correspondant à la demande du client expéditeur.
Grâce à l'optimisation par l'automatisation, les actions des travailleurs du service de messagerie sont conformes à la réglementation en vigueur, ce qui garantit la cohérence et la précision du travail, les erreurs dans le traitement des demandes sont également exclues en raison des demandes précédemment traitées enregistrées dans la base de données.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-04-20
Vidéo d'optimisation du service de messagerie
Gardez une trace de la livraison des marchandises à l'aide d'une solution professionnelle de l'USU, dotée de nombreuses fonctionnalités et de rapports.
Le programme de coursier vous permettra d'optimiser les itinéraires de livraison et d'économiser du temps de déplacement, augmentant ainsi les bénéfices.
Le programme de livraison de marchandises vous permet de surveiller rapidement l'exécution des commandes à la fois au sein du service de messagerie et dans la logistique entre les villes.
La comptabilisation de la livraison à l'aide du programme USU vous permettra de suivre rapidement l'exécution des commandes et de créer de manière optimale un itinéraire de messagerie.
La comptabilité complète du service de messagerie sans problèmes ni tracas sera fournie par un logiciel de la société USU avec une grande fonctionnalité et de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.
L'automatisation de la livraison exécutée avec compétence vous permet d'optimiser le travail des coursiers, en économisant des ressources et de l'argent.
Le logiciel de service de messagerie vous permet de gérer facilement un large éventail de tâches et de traiter de nombreuses informations sur les commandes.
Le programme de livraison vous permet de suivre l'exécution des commandes, ainsi que de suivre les indicateurs financiers globaux pour l'ensemble de l'entreprise.
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L'automatisation d'un service de messagerie, y compris pour les petites entreprises, peut apporter des bénéfices considérables en optimisant les processus de livraison et en réduisant les coûts.
Avec la comptabilité opérationnelle des commandes et la comptabilité générale dans l'entreprise de livraison, le programme de livraison vous aidera.
Si une entreprise a besoin de comptabiliser les services de livraison, la meilleure solution peut être un logiciel de l'USU, doté de fonctionnalités avancées et de rapports étendus.
L'optimisation basée sur l'automatisation améliore la qualité de l'interaction avec les clients et entre les employés du service de messagerie, car toutes leurs actions sont strictement réglementées.
La base réglementaire et méthodologique, intégrée au programme, contient les règles et exigences, les normes et les standards de mise en œuvre, auxquels chaque opération de messagerie doit se conformer, y compris le temps et les matériaux.
Sur la base des dispositions du socle réglementaire et méthodologique, le calcul de l'ensemble des opérations de travaux est en cours de mise en place, cela permet d'effectuer des calculs variés en mode automatique.
Les calculs automatiques incluent le calcul du coût de la demande pour le client, le prix de revient du service, le bénéfice réalisé après son achèvement et le calcul des salaires du personnel.
Le calcul automatique des salaires du personnel est effectué en tenant compte de la quantité de travail qu'ils ont accomplie pour la période - uniquement à partir de ceux notés dans leurs journaux électroniques de travail.
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Optimisation du service de messagerie
L'enregistrement en temps opportun de vos actions dans le programme est une condition préalable à l'accumulation, à l'augmentation de la motivation du personnel et à la fourniture au système de données opérationnelles.
Plus la saisie des données est rapide, plus le système reflète avec précision l'état des processus en cours et plus tôt la direction peut réagir aux changements indésirables dans ces processus.
Les employés travaillent dans des journaux électroniques personnels et dans un espace de travail séparé, sont personnellement responsables de l'exactitude de leurs informations, de la qualité et du calendrier des affectations.
Les informations des utilisateurs sont stockées dans le système sous leurs identifiants, qui leur sont donnés avec des mots de passe à saisir, il n'est donc pas difficile de déterminer quelles informations contiennent des inexactitudes.
Le système détecte indépendamment les fausses informations, car l'utilisation de formulaires électroniques d'un format spécial vous permet de personnaliser la subordination des données de différentes catégories.
La subordination des données les unes aux autres établit un certain équilibre des valeurs, lorsque de fausses données entrent, l'équilibre est perturbé, il est donc facile d'en trouver la cause.
De plus, la direction garde le contrôle sur les journaux des utilisateurs, vérifie le calendrier et la qualité des tâches, ajoute de nouvelles tâches, examine la conformité de leurs données.
L'optimisation prévoit l'organisation d'une communication efficace entre le personnel - un système de notification interne fonctionne ici sous forme de messages qui s'affichent à l'écran.
Pour organiser l'interaction avec les clients, les partenaires prévoient une communication électronique sous forme de messages sms, elle sert à informer de la livraison d'une commande et des envois.
Si le client exprime le souhait de recevoir des informations sur l'emplacement de la cargaison et/ou sa livraison, le système générera automatiquement des notifications et les enverra à chaque étape.