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Contabilidad de un centro de traducción
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La contabilidad del centro de traducción suele formarse de forma espontánea. Un centro de traducción es una organización independiente que brinda servicios de traducción a clientes externos o un departamento en una organización grande que satisface sus necesidades.
Un centro independiente suele ser creado por profesionales que han decidido unir la gestión empresarial conjunta. Hay, por ejemplo, dos traductores altamente calificados. Funcionan bien, tienen buena reputación y clientes habituales. Además, cada uno de ellos está especializado en determinados tipos de trabajo (traducción simultánea, determinados temas, etc.). Cuando a uno de ellos le llega una solicitud, que el otro está más capacitado para afrontar, el primero le da esta orden, y él recibe a cambio otra, más adecuada. Así, se produce el intercambio de tareas, que con el tiempo se convierte en un trabajo conjunto y un centro de traducción común.
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2024-05-17
Video de contabilidad para un centro de traducción
Este video se puede ver con subtítulos en su propio idioma.
Sin embargo, cada uno de ellos mantuvo inicialmente su propia base de clientes y registró las tareas recibidas por su cuenta. Es decir, ambos traductores mantuvieron registros por separado. La creación de un centro único no cambió esta circunstancia. Los sistemas contables formados espontáneamente se han mantenido cada uno por sí mismos, no unidos en un todo. Las diferencias en la estructura, las unidades contables y la lógica de funcionamiento conducen a ciertas contradicciones y conflictos entre ellas. Si no se hacen esfuerzos para construir un sistema contable común (mejor automatizado), las contradicciones existentes se intensifican y pueden crear muchos problemas. En la versión extremamente negativa, incluso paralizan las actividades de la organización. Por ejemplo, ambos traductores tuvieron en cuenta el volumen de trabajo realizado en miles de caracteres. Sin embargo, el primero midió el texto de traducción recibido (original) y el segundo midió el texto traducido (total). Está claro que la cantidad de caracteres en el original y el final son diferentes. Mientras los socios actuaran por separado, esto no creaba un problema particular, ya que simplemente intercambiaban pedidos e ingresaban datos en sus tablas de la forma en que estaban acostumbrados. En el centro general, sin embargo, surgieron discrepancias entre los montos de pago recibidos del primer y segundo socio. Esto, a su vez, comenzó a generar dificultades en la contabilidad y la contabilidad fiscal. Solo la introducción de un sistema de contabilidad unificado adaptado al centro de traducción hace frente de manera efectiva a tales problemas y evita que ocurran en el futuro.
Si hablamos de un centro de traducción como una subdivisión de una gran empresa, las complicaciones de tenerlo en cuenta se derivan precisamente del hecho de que se trata de una subdivisión. Esto significa que el sistema de contabilidad disponible en la organización se extiende automáticamente a este departamento. Ya contiene objetos contables y unidades de medida necesarias para las actividades de toda la empresa. El centro de traducción tiene sus propias funciones y debe tener sus propios objetos contables. Por ejemplo, hay una determinada institución educativa (UZ). Proporciona educación secundaria y superior, coopera activamente con organizaciones extranjeras, realiza proyectos conjuntos, intercambia estudiantes. Para satisfacer las necesidades de comunicación con los extranjeros, se creó un centro de traducción. El objeto principal de la contabilidad en UZ es una hora académica. Es a su alrededor donde se construye todo el sistema. Hacia el centro, se debe trasladar el objeto principal. Pero en la plataforma existente, es imposible configurar todos los parámetros. Por ejemplo, no hay suficientes tipos de traducción. Para resolver de alguna manera el problema, los empleados mantienen registros en tablas de Excel y transfieren periódicamente datos básicos al sistema general. Esto conduce a la irrelevancia de la información sobre el centro en el sistema general. Los intentos de resolver problemas sin afectar los fundamentos del sistema solo conducen a su agravamiento. La salida a esta situación es la implantación de un sistema contable que se pueda adaptar a las tareas de diferentes negocios.
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Se está formando un almacenamiento común de datos sobre clientes, pedidos y el grado de ejecución de tareas. Toda la información necesaria está debidamente estructurada y prácticamente almacenada. Cada empleado puede recibir los materiales necesarios. La contabilidad se realiza en base a objetos individuales, lo que minimiza los desacuerdos por inconsistencias en el significado de los eventos. Las unidades de cuenta son comunes a todo el personal. No existen discrepancias en la contabilidad de las tareas recibidas y completadas. El desarrollo del centro y sus actividades operativas La planificación se basa en información completa y actualizada. El gerente puede proporcionar la mano de obra requerida con prontitud en caso de un texto grande. También es posible planificar vacaciones con una mínima interrupción de los procesos.
El programa admite la función de "vincular" información al objeto contable seleccionado. Por ejemplo, a cada llamada o cada cliente de servicios. El sistema brinda la capacidad de administrar los correos de manera flexible en función de la tarea requerida. Las noticias generales se pueden enviar por correo general y se puede enviar un recordatorio de preparación para la traducción por mensaje individual. Como resultado, cada socio recibe solo mensajes que le interesan.
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Contabilidad de un centro de traducción
Se ingresa automáticamente datos estándar en la funcionalidad de documentos oficiales (contratos, formularios, etc.). Esto ahorra tiempo a los traductores y otras personas que los redactan y mejora la calidad de la documentación.
El programa permite asignar diferentes derechos de acceso a diferentes usuarios. Todo el personal puede usar sus capacidades para buscar información mientras mantiene la consistencia de los datos. El sistema proporciona la función de asignar artistas de diferentes listas. Por ejemplo, de una lista de empleados a tiempo completo o autónomos. Esto amplía las posibilidades de gestión de recursos. Cuando aparece un texto grande, puede atraer rápidamente a los artistas adecuados. Todos los archivos necesarios para la ejecución se pueden adjuntar a cualquier solicitud específica. Se facilita y acelera el intercambio tanto de documentos organizativos (por ejemplo, contratos o requisitos de resultado final) como de materiales de trabajo (textos auxiliares, traducción final).
El programa de automatización proporciona estadísticas sobre las llamadas de cada consumidor durante un período determinado. El gerente es capaz de determinar la importancia de este o aquel cliente, cuál es su peso en la provisión de tareas al centro. La capacidad de obtener información sobre el pago de cada pedido hace que sea fácil comprender el valor del cliente del centro, ver claramente cuánto dinero trae y cuánto cuesta retener y asegurar la lealtad (por ejemplo, la tasa de descuento óptima). Los salarios de los artistas intérpretes o ejecutantes se calculan automáticamente. Cada ejecutante lleva a cabo un registro preciso del volumen y la velocidad de la tarea. El gerente analiza fácilmente los ingresos generados por cada empleado y es capaz de crear un sistema de motivación eficaz.