1. USU
  2.  ›› 
  3. برامج لأتمتة الأعمال
  4.  ›› 
  5. قسم الرقابة على تنفيذ الوثائق
تقييم: 4.9. عدد المنظمات: 899
rating
بلدان: الكل
نظام التشغيل: Windows, Android, macOS
مجموعة برامج: USU Software
غرض: أتمتة الأعمال

قسم الرقابة على تنفيذ الوثائق

  • تحمي حقوق الطبع والنشر الأساليب الفريدة لأتمتة الأعمال المستخدمة في برامجنا.
    حقوق النشر

    حقوق النشر
  • نحن ناشر برامج معتمد. يتم عرض هذا في نظام التشغيل عند تشغيل برامجنا وإصداراتنا التجريبية.
    ناشر معتمد

    ناشر معتمد
  • نحن نعمل مع المنظمات في جميع أنحاء العالم من الشركات الصغيرة إلى الكبيرة منها. شركتنا مدرجة في السجل الدولي للشركات ولها علامة ثقة إلكترونية.
    علامة على الثقة

    علامة على الثقة


انتقال سريع.
ماذا تريد ان تفعل الآن؟



قسم الرقابة على تنفيذ الوثائق - لقطة شاشة البرنامج

قسم مراقبة تنفيذ الوثائق هو وحدة خاصة تشمل واجباتها الرقابة على جميع الوثائق التي تستخدمها الشركة في أنشطتها اليومية. إن صحة إعداد المستندات وحركتها وتوقيت تنفيذها وتخزينها تحتاج إلى مراقبة. يقوم المتخصصون في هذا القسم بجميع أنواع هذا النشاط الرقابي.

مثل هذا القسم لديه العديد من المهام الهامة. يجب أن تهدف جميع أفعالهم إلى خلق مثل هذه الظروف في الشركة والتي بموجبها يتم منع أي حالات لفقدان المستندات والارتباك. يجب أن يتم البحث عن جميع المستندات بأسرع وقت ممكن. يقوم موظفو القسم أيضًا بمراقبة التنفيذ ، وتحديد حالات الإجراءات الخاطئة بالوثائق ، أو عدم وجود الإجراءات اللازمة ، أو انتهاك المواعيد النهائية ، أو إجراء الموافقة.

يتم التحكم في القسم في اتجاهين - يتم أخذ الإجراءات مع المستندات وموقع المستندات في الوقت الحالي في الاعتبار بشكل منفصل. النوع الأول يهدف إلى تتبع المعاملات والمواعيد النهائية والمستندات للتنفيذ. لا تتم السيطرة الفعالة على الإجراءات إلا عندما يتم تسجيل جميع المستندات في النظام العام حتى قبل تسليمها إلى المؤدي. يتطلب تتبع مكان المستندات في الدائرة وضع مخطط واضح لتنفيذ تثبيت إصدار أو نقل المستندات بين الموظفين وتحويلها إلى الأرشيف وإتلافها. أكثر الأقسام فعالية حيث يمكن تنفيذ كلا النوعين من التحكم.

القسم مهم استراتيجيا للشركة. يسمح التحكم في التنفيذ الذي يقوم به بضمان اكتمال وصحة تنفيذ الأوامر والمهام. تتخذ تدابير وقائية لمنع إساءة معاملة الموظفين ، فضلاً عن تسهيل الحل المبكر للشكاوى والتحقيقات الداخلية. بالنسبة لعمل القسم ، من المهم وجود تعليمات مصاغة بوضوح ، حيث يتم الإشارة إلى من يمارس الرقابة وما هي الصلاحيات التي يمتلكها ، وما هي المستندات أثناء التنفيذ التي تحتاج إلى تتبع عام أو خاص ، وما هي المراحل الرئيسية لتدفق المستندات ، وما هي الأطر الزمنية مخصصة لأنواع معينة من المستندات. بناءً على جميع نتائج العمل ، يقوم المتخصصون في القسم بإعداد التقارير ، والتي تعمل مصفوفة المعلومات الخاصة بها كأساس لقرارات الإدارة. لا تقتصر السيطرة على مراقبة طرف ثالث لحركة المستندات. يجب على موظفي القسم تذكير تنفيذ المواعيد النهائية "الحرجة" التي تقترب ، بالحاجة إلى إكمال إجراءات معينة للتنفيذ. لكل منظمة الحق في أن تقرر بنفسها ما إذا كانت بحاجة إلى مثل هذا القسم. كثير من الناس اليوم يتبعون طريق تقليص قسم الرقابة لأن هناك برمجيات تسمح بمثل هذا التحكم. يكفي فقط موظف واحد أو اثنان بدلاً من قسم كامل للتفاعل مع البرنامج وفي نفس الوقت الاحتفاظ بالسيطرة على جميع مستندات الشركة.

يمكن مشاهدة هذا الفيديو مصحوبة بترجمات بلغتك الأم.

يتيح البرنامج ملء المستندات تلقائيًا وتحديد المواعيد النهائية وتعيين التنفيذ في النظام. من خلال عدد المستندات أو الاسم أو الإشارة إلى الأطراف أو الجوهر ، وفترة التحضير ، يمكن للمقاول بسهولة ، بعد بضع نقرات فقط ، تحديد ليس فقط موقع المستندات ولكن أيضًا حالتها وشروطها. يمكن لمتخصصي القسم أن يعرضوا على الشاشة قائمة بجميع المهام قيد التنفيذ والاطلاع على المهام الأكثر إلحاحًا. مع التحكم في البرنامج ، يحذر البرنامج المستخدمين عند اقتراب المواعيد النهائية تلقائيًا.

لا يتعين على ضباط الامتثال وغيرهم من المتخصصين إعداد تقارير الأداء. يستخدم المدير التقارير التي تم إنشاؤها تلقائيًا - فهي أكثر دقة ، علاوة على ذلك ، فهي لا تتطلب الوقت والمال. يقلل البرنامج من كمية الروتين ويزيد من سرعة عمل كل قسم ويقلل من التكاليف. يتم تخزين المستندات بشكل آمن في أرشيف إلكتروني.

تصبح مراقبة التنفيذ في نظام المعلومات سهلة وحديثة. علاوة على ذلك ، يمتلك كل مستخدم مجموعة الوظائف والقدرات التي تساعده شخصيًا على أداء واجباته. يمكن للمدير فقط حذف المستندات وتعليق التنفيذ وتغيير المنفذين. يسمح البرنامج بالسيطرة ليس فقط على المستندات الداخلية ولكن أيضًا على المستندات الصادرة ، وتحديد توقيت الإخطارات حول التنفيذ. عند العمل ، من المهم أن يكون جميع فناني الأداء ومؤلفي الوثائق في تعاون وثيق. فقط في هذه الحالة يمكن الحديث عن الكفاءة. إذا تلقى موظفو القسم المستندات والتعليمات اللازمة في الوقت المحدد ، وإذا رأوا المواعيد النهائية بوضوح ، وتلقوا تذكيرات ، فسيكون من الأسهل عليهم ، دون أن ينسوا أي شيء ، القيام بكل ما تتوقعه الإدارة منهم. التحكم لا يتطلب أي تكاليف أو جهود إضافية على الإطلاق. تصبح عملية طبيعية. الموظفون أكثر مسؤولية ، ويزداد أدائهم لواجباتهم من جميع النواحي.

تم تطوير البرنامج الخاص بقسم التحكم في تنفيذ المستندات بواسطة شركة أنظمة برامج USU. بالإضافة إلى زيادة نوعية في كفاءة العمل مع المستندات ، يزيد برنامج USU من كفاءة كل قسم في المنظمة ، ويوفر المحاسبة والرقابة على التخزين واللوجستيات والإنتاج والتمويل والمبيعات والعمل مع العملاء والمشتريات والمقاولين. بالنسبة للمؤسسات المحددة ، مع مراعاة تفاصيلها ، من الممكن تطوير برامج فريدة. يضمن التنفيذ الأكثر دقة لكل طلب في النظام فيما يتعلق بشكل الإدارة في الشركة. لا يؤدي استخدام برنامج USU إلى توفير النظام للمستندات فحسب ، بل يتيح أيضًا تقليل جميع أنواع التكاليف ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة الأرباح وزيادة المبيعات وزيادة سمعة المنظمة وتعزيز مكانتها في السوق.


عند بدء البرنامج ، يمكنك اختيار اللغة.

Choose language

نسخة تجريبية متاحة للتنزيل المجاني على موقع المطور. لها وظيفة صغيرة ، لكنها كافية للتعارف. لا يضطر موظفو قسم الشركة إلى التدرب لفترة طويلة ، لأن النظام يتميز بواجهة بسيطة وبديهية. يمكن تنفيذ التحكم في البرنامج باستخدام برنامج USU بلغات مختلفة ، وإعداد المستندات وتقارير التنفيذ والتسويات بعملات مختلفة وأي لغة في العالم. عند شراء النسخة الكاملة ، فإن التكلفة ليست عالية. يعتمد ذلك على عدد الأقسام والمستخدمين الآليين. في أي حال ، لا تحتاج إلى دفع رسوم اشتراك إلزامية لاستخدام نظام برامج USU. تنفيذ مشروع الأتمتة بسرعة ، دون كسر الروتين المعتاد للمؤسسة. يضمن المطورون التحكم والدعم الفني.

تم توحيد جميع الإدارات والأقسام وفروع الشركة في مساحة معلومات مشتركة ، مما يضمن محاسبة ومراقبة موثوقة لحركة المستندات ونقل الطلبات والأوامر.

يمكن تتبع تنفيذ تطبيق أو مستندات في نظام معلومات برنامج USU في أي وقت مع تحديد الحالة والمنفذ والإكمال والنطاق المتبقي للمهام. موظفو أي قسم في الشركة قادرون على تأليف المهام مع تذكير ، في هذا الوضع ، يقوم البرنامج نفسه بإخطار المستخدمين بالمراحل التي تقترب ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك. كاميرات الفيديو في الشركة ، مع أجهزة تسجيل النقد والمخازن. تخضع جميع المعاملات لنظام محاسبة موثوق. يساعد المخطط المدمج في حل البرنامج على وضع الخطط وتوزيع المهام بين المؤدين وتحديد الجداول الزمنية والمواعيد النهائية والتحكم فيها. أيضًا ، بمساعدة المخطط ، من الممكن توزيع الميزانيات وعمل توقعات الأعمال.

يتم ملء المستندات المقبولة في المنظمة للإجراءات الداخلية والخارجية تلقائيًا بواسطة النظام. يمكنك تحديث وتغيير القوالب. عند دمج البرنامج مع الإطار القانوني ، يتم أخذ تحديثات القوانين في الاعتبار على الفور.

  • order

قسم الرقابة على تنفيذ الوثائق

يساعد البرنامج قسم العملاء على تشكيل نهج موجه نحو العميل ، حيث يمكنك العمل بسهولة مع كل عميل على حدة. للقيام بذلك ، يقوم البرنامج تلقائيًا بتحديث المعلومات في قاعدة بيانات العملاء التفصيلية. لمزيد من التحكم الدقيق في التنفيذ في النظام ، يمكنك استخدام المرفقات في شكل ملفات بجميع التنسيقات الإلكترونية الموجودة. في كل حالة ، بالطلب ، يمكن للعميل "إرفاق" الصور ومقاطع الفيديو وتسجيلات المحادثات الهاتفية ونسخ المستندات. يستطيع المدير إجراء تقييم موضوعي لفعالية كل قسم وكل موظف في فريقه. يساعد برنامج USU على جمع وتحليل إحصائيات الإنتاجية والفوائد وكفاءة الموظفين وحساب الأجور تلقائيًا. من خلال النظام ، يستطيع المدير استلام تقارير مفصلة بتواتر معين أو في أي وقت لمراقبة الشؤون الجارية. الأرباح والمبيعات والمخزونات وأحجام الإنتاج وحجم التنفيذ - لكل قضية ، يمكنك الحصول على الرسوم البيانية والجداول والمخططات.

يمكن مقارنة المستندات الفنية والتكنولوجية المعقدة بشكل خاص في النظام بأدلة البرامج المتاحة. يمكنك إنشاء مثل هذه الكتب المرجعية في بداية البرنامج بنفسك ، أو تنزيلها وتحميلها على النظام بأي تنسيق. يستطيع موظفو القسم التواصل بسرعة باستخدام مربع حوار سريع ، كما أن الشركة قادرة على إبلاغ العملاء والشركاء بكل ما تراه ضروريًا عن طريق إرسال رسائل نصية أو رسائل بريد إلكتروني أو رسائل تلقائيًا إلى برامج المراسلة الفورية مباشرة إلى نظامهم المحاسبي.

ليس فقط المستندات والموظفين تحت السيطرة ، ولكن أيضًا المعاملات النقدية ومخزونات الشركة. عند تنفيذ أي إجراء يتعلق بالتمويل أو المواد والسلع في المستودع ، يأخذ البرنامج على الفور في الاعتبار ويساعد في جعل إدارة الموارد فعالة. لتقييم جودة العمل ، تحتاج أيضًا إلى تقييمات العملاء الحقيقية. يقوم نظامهم بجمع الرسائل القصيرة وتقديم هذه الإحصائيات للنظر فيها من قبل الإدارة.

تم تطوير تطبيقات الهاتف المحمول الخاصة لموظفي قسم الشركة والعملاء المنتظمين الذين يتفاعلون غالبًا مع بعضهم البعض. يتعلم المدير المزيد عن التحكم الإضافي والمحاسبة وطرق زيادة سرعة وجودة تنفيذ الطلبات من خلال نصائح مفيدة من الكتاب المقدس للمدير الحديث.