USU  ››  کاروباری آٹومیشن کے لیے پروگرام  ››  کلینک کے لئے پروگرام  ››  طبی پروگرام کے لیے ہدایات  ›› 

فون کال اکاؤنٹنگ

ان خصوصیات کو الگ سے آرڈر کیا جانا چاہئے۔

فون کالز کا حساب کتاب کسی بھی کاروبار کے لیے اہم ہے۔ مینیجر کے لیے یہ دیکھنے کے لیے کہ آیا باہر جانے والی فون کالز آج کی گئی ہیں یا آپریٹرز کو صارفین سے آنے والی کالیں موصول ہوئی ہیں، یہ ایک خاص ماڈیول داخل کرنا کافی ہے۔ مثال کے طور پر، اسے ' فون ' کہا جا سکتا ہے۔

ڈیٹا سرچ فارم کھل جائے گا، جو آپ کو مطلوبہ مدت کے لیے فون کالز دکھانے میں مدد کرے گا۔

اس کے بعد، ایک مخصوص دن کے لیے آنے والی اور جانے والی کالوں کی فہرست فوری طور پر ظاہر ہو جائے گی۔

آپ کو کیسے پتہ چلے گا کہ گاہک کی کال کا جواب دیا گیا ہے؟



• ' سٹیٹس ' کالم دکھائے گا کہ آیا کلائنٹ کے ساتھ بات چیت ہوئی ہے۔ وضاحت کے لیے، فون کال کی حیثیت کے لحاظ سے لائنیں رنگ میں مختلف ہوتی ہیں۔ اور آپ کے پاس بصری تصاویر تفویض کرنے کا ایک انوکھا موقع بھی ہے۔ ہمیں آپ کو یہ بتاتے ہوئے افسوس ہو رہا ہے کہ تمام خودکار ٹیلی فون ایکسچینج اس بارے میں معلومات منتقل کرنے کے قابل نہیں ہیں کہ آیا کال ہوئی ہے۔

  بلنگ پروگرام

  

• کسٹمر کال ریکارڈر کال کی تاریخ اور وقت کے بارے میں بنیادی معلومات پر مشتمل ہے۔ علیحدہ کالم ' کال کی تاریخ ' اور ' کال کا وقت ' اہم کردار ادا کرتے ہیں، جس کے ذریعے ڈیٹا کو فلٹر اور ترتیب دینا بہت آسان ہوتا ہے۔ اور بلنگ کلائنٹس کا اکاؤنٹنگ آپ کو تاریخ کے لحاظ سے معلومات کو گروپ کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ کسی مخصوص دن کی گئی کالوں کو بصری طور پر دیکھا جا سکے۔

  

  آنے والی کالوں اور آؤٹ گوئنگ کالز کا حساب کتاب

  

• ' ڈائریکشن ' فیلڈ اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ آیا ہم نے کال کی تھی یا بلائی گئی تھی۔ اگر کال ' انکمنگ ' ہے، تو اس کا مطلب ہے کہ ہمیں ایک کلائنٹ کی طرف سے کال موصول ہوئی ہے۔

  اگر ' آنے والی کالوں کا حساب ' آپ کے لیے زیادہ اہم ہے، تو آپ، جیسا کہ ہماری اوپر کی مثال میں ہے، ایسی کالوں کو روشن تصویر سے نشان زد کر سکتے ہیں تاکہ وہ عام فہرست میں نمایاں ہوں۔ اور ' آنے والی کالوں کا حساب کتاب ' واقعی زیادہ اہم ہے۔ آخرکار، آؤٹ گوئنگ کالز اکثر ' کولڈ کالز کے ساتھ کام ' ہوتی ہیں، جہاں کلائنٹ کو کوئی دلچسپی نہیں ہوتی۔ لہذا، ' کولڈ کالنگ ریکارڈز ' فروخت کرنے کا بہت کم موقع رکھتے ہیں۔ اور جب کوئی کلائنٹ خود آپ کی تنظیم کو کال کرتا ہے، تو یہ پہلے سے ہی دلچسپی کی علامت ہے۔ اگر آپ آنے والی کالوں کا غلط جواب دیتے ہیں، تو آپ پیسے کھو سکتے ہیں جو کہ 'تقریباً آپ کا' ہے۔

  میں کیسے جان سکتا ہوں کہ انہوں نے کس نمبر سے کال کی؟

  

• اس کے بعد ' کس نمبر کو بلایا گیا ' اور ' کس نمبر کو بلایا گیا ' دکھاتا ہے۔ اگر کال ' انکمنگ ' ہے، تو کسٹمر کا نمبر ' کون سا فون نمبر ' فیلڈ میں دکھایا جائے گا۔ اگر کال ' آؤٹ گوئنگ ' ہے، تو کسٹمر کا فون نمبر ' کس نمبر پر کال کیا گیا ' فیلڈ میں ہوگا۔

  خودکار ٹیلی فون ایکسچینج کے لیے کال کرنے والے کلائنٹ کے نمبر کا تعین کرنے کے لیے، آپ کے پاس ' کالر آئی ڈی ' سروس فعال ہونی چاہیے۔ مطلب ' کالر آئی ڈی '۔ یہ سروس ٹیلی فون سروس فراہم کرنے والے کے ذریعے منسلک ہے۔ جس کو آپ فون نمبر کے لیے ادائیگی کرتے ہیں، اس تنظیم سے اس فنکشن کے بارے میں پوچھا جانا چاہیے۔ لوگوں میں اسے ' کالر آئی ڈی ' بھی کہا جاتا ہے۔

  کس ملازم نے کال کا جواب دیا؟

  

• گاہکوں کو کالوں کے اکاؤنٹنگ کو خودکار کرتے وقت، آپ ہر چھوٹی چیز کو کنٹرول کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آنے والی کالوں کے ساتھ، حقیقت یہ ہے کہ جس ملازم نے کال کا جواب دیا وہ اب بھی ایک کردار ادا کرتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، ہر ملازم کو ایک ' ایکسٹینشن نمبر ' تفویض کیا جاتا ہے۔ اسے ایک الگ کالم میں بھی دکھایا گیا ہے۔

  جدید PBXs آپ کو مختلف منظرنامے استعمال کرنے کی اجازت دیتے ہیں جو اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ کون سا ملازم پہلی جگہ آنے والی کالیں وصول کرے گا۔ اور اگر کسی وجہ سے یہ ملازم جواب نہیں دیتا ہے، تو کال دوسرے ملازمین کو مخاطب کر دی جائے گی۔

  مہنگی کالوں کو چھوڑ دیں۔

  

• آپ کتنی دیر تک فون پر بات کر رہے ہیں یہ کالم میں دیکھا جا سکتا ہے۔ یہ خاص طور پر اہم ہے اگر کال قابل چارج ہو۔

• اور اگر کال صرف ادا نہیں کی جاتی بلکہ مہنگی بھی ہوتی ہے، تو ' بہت طویل ' کالم میں، ' یو ایس یو ' سمارٹ پروگرام ایک خاص چیک مارک لگائے گا۔ ناقابل قبول لمبی کالوں کے بصری ڈیزائن کے علاوہ، ہمارا سافٹ ویئر جائزہ لینے والے کے لیے ایک اطلاع بھی بنا سکتا ہے۔

  آنے والی کال پر کلائنٹ کی خودکار رجسٹریشن

  

• اے ٹی ایس گاہکوں کا ریکارڈ نہیں رکھتی ہے۔ ہمارا جدید پروگرام یہی کرتا ہے۔ ' یونیورسل اکاؤنٹنگ سسٹم ' کمپنی کے عملے کے کام کو بہت آسان بنا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، کسی ایسے کلائنٹ سے کال کرتے وقت جو ابھی تک ڈیٹا بیس میں نہیں ہے، پروگرام خود اسے رجسٹر کرنے کے قابل ہو جائے گا۔ رجسٹرڈ کلائنٹ کا نام اسی نام کے ' کلائنٹ ' کالم میں ظاہر ہوتا ہے۔

• آپ کے یونیفائیڈ کسٹمر ڈیٹابیس میں ہر فرد کو ایک سٹیٹس تفویض کیا جا سکتا ہے جو اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ آیا یہ ممکنہ کلائنٹ ہے یا پہلے سے ہی آپ کی خدمات استعمال کر رہا ہے، چاہے یہ ایک مشکل کلائنٹ ہے یا اس کے برعکس، بہت اہم ہے۔ کالز رجسٹر کرتے وقت، کسٹمر کی حیثیت کو ایک الگ کالم ' کسٹمر ٹائپ ' میں دکھایا جا سکتا ہے۔

  گفتگو کو ریکارڈ کرنے اور مزید سننے کا پروگرام

  

• اور پروگرام آپریٹرز اور مینیجرز کے کام کے معیار کو کنٹرول کرنے کے لیے گفتگو کو ریکارڈ کر کے بعد میں سننے کے لیے بھی دے سکتا ہے۔ اگر بات چیت کو مزید سننے کے امکان کے لیے ڈاؤن لوڈ کیا گیا تھا، تو خصوصی فیلڈ ' ڈاؤن لوڈ دی گفتگو ' کو چیک کیا جائے گا۔

کسٹمر کالز کے لیے اکاؤنٹنگ

اور کسی بھی کلائنٹ کے لیے کالز کی تاریخ بھی دستیاب ہے۔

تقریری تجزیات

یہاں تک کہ آپ کو ملازمین اور صارفین کے درمیان ٹیلی فون پر ہونے والی بات چیت کا خود بخود تجزیہ کرنے کا موقع بھی ملے گا۔

دیگر مددگار موضوعات کے لیے ذیل میں ملاحظہ کریں:

• ٹیلی فون کی گفتگو کو ریکارڈ کرنے کا پروگرام
• کسٹمر کالز کے لیے اکاؤنٹنگ
• صارفین کو کال کرنے کے لیے ٹیلی فونی۔
• تقریری تجزیات
• ترتیب کی میز
• شروع تک

• انٹرایکٹو ٹریننگ کے ساتھ پروگرام ڈاؤن لوڈ کریں۔