Home USU  ››  Программы для автоматизации бизнеса  ››  Медицинская программа  ››  Инструкция к медицинской программе  ›› 


Электронный документооборот


youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Электронный документооборот
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию

Электронный документооборот

Money Эти возможности заказываются отдельно.

Для программы "Универсальная система учета" можно заказать модуль электронного документооборота. Электронный документооборот позволяет ускорить и упростить работу с документами в вашей организации. Руководитель и ответственные лица сразу будут видеть всю необходимую информацию по любым документам.

Виды документооборота

Мы предлагаем две конфигурации для документооборота. Первая - это учет документов. В нем можно одновременно отслеживать множество различных вариантов. Например - справки для персонала и актуальность договоров по контрагентам.

Также есть учет снабжения. Он используется для закупки товара и позволяет ускорить процессы согласования всех заявок на закуп.

В обоих случаях документам предстоит пройти через различных сотрудников организации. Порядок и сами сотрудники заполняются в специальном справочнике "Процессы".

Меню. Процессы.

Откроем данный справочник. В верхнем модуле можно увидеть название бизнес-процесса, а снизу - этапы, которые этот бизнес-процесс должен проходить.

Процессы по документам.

В данном примере мы видим, что "заявка на закуп" будет подписана работником, затем пойдет на подпись руководителю и директору. В нашем случае это одно и то же лицо. После чего снабженец закажет необходимые ресурсы и передаст бухгалтеру информацию для оплаты.

Учет документов

Учет документов

youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Электронный документооборот
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию

Для электронного документооборота это основной модуль. Заходим в "Модули" - "Организация" - "Документы".

Электронный документооборот

В верхнем модуле мы видим все имеющиеся документы. При необходимости поиска конкретной записи можно воспользоваться фильтрами.

Модуль Документы

Колонки содержат множество полезной информации. Например, наличие документа, его актуальность, вид документа, дату и номер, контрагента, на которого оформлен данный документ, до какой даты действует документ. Можно также добавить и другие поля, воспользовавшись кнопкой "Видимость колонок".

Создадим новую запись

Создадим новый документ. Для этого нажмем в любом месте модуля правой кнопкой и выберем "Добавить".

Добавить

Появится окно добавления нового документа.

Добавить документ

Представим, что нам требуется внести заявление на отпуск от сотрудника. Выберем "Вид документа", щелкнув на кнопке с тремя точками. Это перенесет нас в другой модуль, где мы сможем выбрать требуемый тип документа. После выбора нажмем специальную кнопку "Выбрать", расположенную внизу списка. Также можно просто дважды кликнуть по нужной строчке.

Тип документа

После выбора программа автоматически возвращает нас в предыдущее окно. Теперь заполним остальные поля - номер документа и нужный контрагент. При необходимости можно заполнить и блок "Контроль сроков".

Электронный документ заполнен

После этого нажимаем кнопку "Сохранить":

Сохранить

Появилась новая запись в модуле - наш новый документ.

Новый документ

Теперь взглянем вниз - и мы увидим окно подмодулей.

Подмодуль

Давайте рассмотрим каждый из подмодулей подробнее.

Движение документа

"Движение" позволяет указывать перемещение документа - в какое отделение и ячейку он поступил. Для этого требуется добавить запись через контекстное меню.

Переместить документ

Сегодняшняя дата подставится автоматически. В пункте "Контрагент" указывается, кто сдает или забирает документ. Количество можно также указать, например если вам сдается сразу несколько копий. Блоки "Выдача/Перемещение" и "Прием/Перемещение" отвечают за выдачу и прием документа в отделение. Соответствующие пункты в таблице также указывают, в какое именно отделение был принят документ и в какую ячейку его поместили. Давайте укажем, что наш документ поступил в "Основное отделение" в ячейку "№ 001" и нажмем кнопку "Сохранить".

Есть документ

Сразу же после этого мы увидим, что статус нашего документа поменялся. Документ поступил в ячейку и теперь он есть в наличии. Также статус будет меняться, если загрузить в программу электронную копию документа, но об этом чуть позже.

Местонахождение документа

Теперь взглянем во второй подмодуль - "Местонахождение":

Положение документа

Здесь будет отображаться, где находятся физические копии документа. В данном случае, у нас есть одна принятая копия и она располагается в основном отделении, в ячейке №001. Если мы выдаем документ контрагенту, то статус местонахождения изменится, и будет указывать именно на него. В эту таблицу нельзя вписать данные от руки, они будут появляться тут автоматически.

Электронные версии

youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Электронный документооборот
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию

Перейдем в следующую вкладку "Электронные версии и файлы":

В эту таблицу можно добавить запись об электронной версии документа. Это делается с помощью уже известного нам контекстного меню и кнопки "Добавить".

В появившейся таблице заполняем информацию. В "Типе документа" это, например, может быть приложение к Excel, либо jpg или pdf формат. Ниже указывается сам файл с помощью кнопки загрузки. Также можно указать ссылку на его расположение на компьютере, либо в локальной сети.

Перейдем во вкладку "Параметры".

В "Параметрах" указан список фраз, которые требуется вписать в программу, затем эти фразы автоматически расставятся в шаблоне в нужных местах. Само действие исполняется по кнопке "Заполнить", расположенной наверху.

Вкладка "Автозаполнение" отображает, какие фразы были введены в последний раз с помощью действия, описанного выше.

Вкладка "Работы по документу" отображает список запланированных и проведенных работ по выбранному документу. Можно добавить новую или изменить существующую работу с помощью контекстного меню.

Согласование и подписание заявок на закуп

Согласование и подписание заявок на закуп

youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Электронный документооборот
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию

Допустим, ваш работник запросил определенные товары у снабженца, но на складе их нет. В этом случае работник создает заявку на закупку необходимых вещей.

Перейдем в модуль "Заявок".

Меню. Заявка.

Создадим новую запись

Для начала потребуется создать новую запись. Для этого воспользуемся действием "Сформировать заявку".

Действие. Сформировать заявку.

Также в нее автоматически подставятся данные о заявителе и текущая дата.

Модуль заявок.

Добавление и изменение состава заявки

Выберите появившуюся запись и перейдите в нижний подмодуль "Состав заявки".

Состав заявки.

В список уже добавилась номенклатура, количество которой на складе меньше указанного минимума. При необходимости можно изменить данный список по количеству и наименованию предметов. Для изменения воспользуйтесь контекстным меню, щелкнув правой кнопкой мыши по номенклатуре и выберите "Редактировать".

Редактирование

Для добавления новой записи выберите пункт "Добавить".

После того как все необходимое будет добавлено, выбираем вкладку "Работа по заявке".

Работа по заявке

Работа по заявке.

Здесь будет представлена вся запланированная и выполненная работа по документу. Сейчас же здесь пусто, поскольку работ еще не проводилось. Подпишем заявку, щелкнув на кнопку "Действия" и выбрав "Подписать заявку".

Действия. Подписать заявку.

Появилась первая запись, которая имеет статус "В работе".

Первая работа.

Также мы видим описание работы, которую требуется сделать, срок сдачи, исполнителя, и другую полезную информацию. Если дважды кликнуть по данной записи, то откроется окно редактирования.

Завершим первую работу.

В данном окне можно изменить вышеперечисленные пункты, а также отметить выполнение задачи, попутно расписав результат или отметить ее срочность. В случае каких-то ошибок можно вернуть работу по заявке на одного из сотрудников, к примеру, для того чтобы снабженец поменял список товаров или поискал более низкие цены, что можно указать в причине.

Давайте, к примеру, завершим данную работу, поставив галочку в "Выполнено" и вписав "Результат", после чего нажмем на кнопку "Сохранить".

Сохраним изменения.

Теперь мы видим, что данная работа получила статус "Исполнено".

Вторая работа.

Ниже появилась вторая запись, которая имеет другого "исполнителя" - директора. Давайте откроем её.

Вернем вторую работу.

Выставим данной работе "возврат сотруднику - Снабженец. В "причине возврата" напишем что документ, к примеру, имеет неверный счет для оплаты.

Снова сохраним запись.

Вторая работа возвращена.

Теперь мы видим, что документ вернулся обратно к снабженцу, и в статусе работы у директора написано "Возврат", а у снабженца - "В работе". Теперь, чтобы документ вновь попал к директору, снабженцу необходимо исправить все ошибки. После того, как документ пройдет все этапы, он будет иметь следующий вид:

Все работы по заявке.

Теперь можно сформировать накладную поставщику. Это делается с помощью действия "Накладная поставщику".

Действия. Накладная поставщику.

При этом статус заявки изменится на "Ожидание поставки".

Статус ожидание поставки.

После того, как заказанные предметы будут получены, их можно будет передать заказчику. Для этого используется действие "Выдать товар".

Действия. Выдать товар.

Статус заявки вновь изменится, на этот раз на "Исполнено".

Статус завершенной заявки.

Саму заявку можно при необходимости распечатать, воспользовавшись кнопкой отчетов.

Статус завершенной заявки.

Распечатанная заявка выглядит вот так:

Статус завершенной заявки.

Автоматическое заполнение документов

youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Электронный документооборот
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию




Далее посмотрите, пожалуйста, другие полезные темы:


Нам важно ваше мнение!
Была ли эта статья полезна?




Универсальная Система Учета
2010 - 2024