Home USU  ››  Программы для автоматизации бизнеса  ››  Программа для цветочного магазина  ››  Инструкция к программе для цветочного магазина  ›› 


Импорт из Excel


Standard Эти возможности есть только в конфигурациях программы Standard и Professional.

youtubeМожете посмотреть видео на нашем youtube-канале на эту тему
Импорт из Excel
Видео

Либо читайте дальше полезную информацию

Открыть окно импорта данных

Мы будем рассматривать пример загрузки номенклатуры товара вместе с первоначальными остатками.

Открываем справочник "номенклатуры", чтобы посмотреть, как импортировать данные в программу из файла MS Excel нового образца XLSX.

В верхней части окна правой кнопкой мышки вызываем контекстное меню и выбираем команду "Импорт".

Меню. Импорт

Появится модальное окно для импорта данных.

Диалог импорта

Важно Прочитайте, пожалуйста, почему далее вы не сможете параллельно читать инструкцию и работать в том окне, которое появится.

Выбор нужного формата файлов

Чтобы импортировать файл нового образца XLSX, включите опцию "MS Excel 2007".

Импорт из XLSX-файла

Шаблон импортируемого файла

Обратите внимание, что в файле, который мы будем импортировать для загрузки номенклатуры с первоначальными остатками, должны быть вот такие поля. Предварительно приведите Excel-файл к требуемому виду.

Поля в файле для импорта Поля в файле для импорта. Продолжение

Колонки с зелеными заголовками должны быть обязательно - это основная информация о номенклатуре товара. А колонки синими заголовками можете включить в импортируемый файл, если хотите, чтобы дополнительно заполнился прайс-лист и остатки товара.

Выбор файла

Затем выберите файл. Имя выбранного файла будет вписано в поле ввода.

Выбор файла для импорта

Теперь убедитесь, что выбранный файл у вас не открыт в программе Excel.

Нажмите кнопку "Далее".

Кнопка. Далее

Связь поля программы с колонкой excel-файла

После чего указанный эксель-файл откроется в правой части диалогового окна. А в левой части будут перечислены поля программы "УСУ". Прокрутите их вниз. Нам нужны будут поля, у которых имена начинаются на "IMP_". Именно они предназначены для импорта данных.

Диалог импорта. Шаг 1

Нам требуется сейчас показать, в какое поле программы "УСУ" будет импортироваться информация из каждой колонки Excel-файла.

Связь одного поля программы с колонкой из таблицы Excel
  1. Сначала щелкаем слева на поле "IMP_NAME". Здесь хранится название товара.

  2. Далее щелкаем справа в любом месте колонки "C". Именно в этой колонке импортируемого файла перечислены наименования товаров.

  3. После чего образуется связь. Слева возле имени поля "IMP_NAME" появится надпись "[Лист1]C". Это значит, что в данное поле информация будет закачиваться именно из колонки "C" эксель-файла.

Связь всех полей

По такому же принципу связываем все остальные поля программы "УСУ", начинающиеся на "IMP_", с колонками excel-файла. Если вы импортируете номенклатуру товара вместе с остатками, результат должен получиться такой.

Связь всех полей программы УСУ с колонками из таблицы Excel

Теперь разберемся, что означает каждое поле для импорта.

Какие строки нужно пропускать?

Отметьте в этом же окне, что в процессе импорта нужно пропустить одну строку, так как в первой строке excel-файла у нас содержатся не данные, а заголовки полей.

Количество пропускаемых строк

Нажмите кнопку "Далее".

Кнопка. Далее

Другие этапы диалога импорта

Появится "Шаг 2", в котором настраиваются форматы для разных типов данных. Здесь ничего менять обычно не требуется.

Диалог импорта. Шаг 2

Нажмите кнопку "Далее".

Кнопка. Далее

Появится "Шаг 3". В нем нам нужно выставить все "флажки", как это показано на рисунке.

Диалог импорта. Шаг 3

Сохранить шаблон настроек импорта

Если мы настраиваем импорт, который планируем делать периодически, то все настройки лучше сохранить в специальный файл настроек, дабы не выставлять их каждый раз.

Также рекомендуется сохранить настройки импорта, если вы не уверены, что у вас все получится с первого раза.

Нажимаем кнопку "Сохранить шаблон".

Кнопка. Сохранить шаблон настроек импорта

Придумываем имя файла для настроек импорта. Сохранить лучше туда же, где расположен файл с данными, чтобы все было в одном месте.

Имя файла для настроек импорта

Начать процесс импорта

Когда все настройки для импорта вы задали, можем начать сам процесс импорта, нажав на кнопку "Выполнить".

Кнопка. Выполнить

Результат импорта с ошибками

После выполнения можно посмотреть на результат. Программа подсчитает, сколько строк было добавлено в программу, а сколько вызвали ошибку.

Результат импорта

Еще появляется журнал импорта. Если в процессе выполнения возникли ошибки, то в журнале они все будут описаны с указанием строки excel-файла.

Журнал импорта с ошибками

Исправление ошибок

Описание ошибок в журнале техническое, поэтому их нужно будет показать программистам "УСУ", чтобы они помогли с исправлением. Контактные данные указаны на сайте usu.kz.

Нажимаем кнопку "Отмена", чтобы закрыть диалог импорта.

Кнопка. Отмена

На появляющийся вопрос отвечаем утвердительно.

Подтверждение закрытия диалога импорта

Если не все записи выпали в ошибку, а некоторые были добавлены, тогда перед повторной попыткой импорта потребуется добавленные записи все выделить и удалить, чтобы исключить в будущем дубликаты.

Загрузить шаблон настроек при повторной попытке импорта

Если мы пытаемся повторно выполнить импорт данных, снова вызываем диалоговое окно для импорта. Но на этот раз в нем нажимаем кнопку "Загрузить шаблон".

Диалог импорта. Загрузить шаблон с настройками

Выбираем ранее сохраненный файл с настройками импорта.

Выбор файла с настройками импорта

После этого в диалоговом окне у нас заполнится все точно также, как было ранее. Ничего больше настраивать уже не потребуется! Имя файла, формат файла, связи полей с колонками excel-таблицы и все остальное становится заполненным.

Посредством кнопки "Далее" можете пройти по следующим этапам диалога, чтобы просто убедиться в вышесказанном. Либо сразу нажимайте кнопку "Выполнить".

Кнопка. Выполнить

Результат импорта без ошибок

Если все ошибки были исправлены, то журнал выполнения импорта данных будет выглядеть вот так.

Журнал импорта без ошибок

Импортировать состав накладной

Важно Если какой-то поставщик постоянно высылает вам накладную на приобретаемый товар в электронном виде, ее можно не вносить вручную, а легко Standard Видео импортировать.

Далее посмотрите, пожалуйста, другие полезные темы:


Нам важно ваше мнение!
Была ли эта статья полезна?




Универсальная Система Учета
2010 - 2024