USU
››
Programe pentru automatizarea afacerilor
››
Program pentru clinică
››
Instrucțiuni pentru programul medical
››
Aceste caracteristici trebuie comandate separat.
Pentru programul ' Universal Accounting System ', puteți comanda un modul electronic de gestionare a documentelor. Gestionarea electronică a documentelor vă permite să accelerați și să simplificați lucrul cu documentele din organizația dvs. Managerul și persoanele responsabile vor vedea imediat toate informațiile necesare pe orice document.
Oferim două configurații pentru fluxul de lucru. Primul este actele. Poate urmări multe opțiuni diferite în același timp. De exemplu, referințe pentru personal și relevanța contractelor pentru contrapărți.
Există și un cont de aprovizionare. Este folosit pentru achiziționarea de bunuri și vă permite să accelerați procesul de aprobare a tuturor cererilor de cumpărare.
În ambele cazuri, documentele vor trebui să treacă prin diverși angajați ai organizației. Comanda și angajații înșiși sunt completate într-un director special „ Procese ”.
Să deschidem acest ghid. În modulul de sus, puteți vedea numele procesului de afaceri, iar mai jos - etapele prin care trebuie să parcurgă acest proces de afaceri.
În acest exemplu, vedem că „ rechiziția de cumpărare ” va fi semnată de angajat, apoi va merge la semnătura managerului și directorului. În cazul nostru, aceasta este aceeași persoană. După aceea, furnizorul va comanda resursele necesare și va transfera informații contabilului pentru plată.
Pentru managementul documentelor electronice, acesta este modulul principal. Accesați „ Module ” - „ Organizare ” - „ Documente ”.
În modulul de sus vedem toate documentele disponibile. Dacă trebuie să căutați o anumită înregistrare, puteți utiliza filtre.
Coloanele conțin o mulțime de informații utile. De exemplu, disponibilitatea unui document, relevanța acestuia, tipul documentului, data și numărul, contrapartea pentru care este emis acest document, până la ce dată este valabil documentul. De asemenea, puteți adăuga alte câmpuri folosind butonul „ Vizibilitatea coloanei ”.
Să creăm un document nou. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta oriunde în modul și selectați „ Adăugați ”.
Va apărea fereastra Adăugare document nou.
Să ne imaginăm că trebuie să facem o cerere de concediu de la un angajat. Selectați „ Vizualizare document ” făcând clic pe butonul cu trei puncte. Acest lucru ne va duce la un alt modul unde putem selecta tipul de document necesar. După selecție, apăsați butonul special „ Selectare ”, situat în partea de jos a listei. De asemenea, puteți face dublu clic pe linia dorită.
După selecție, programul ne întoarce automat la fereastra anterioară. Acum completați restul câmpurilor - numărul documentului și contrapartea dorită. Dacă este necesar, puteți completa și blocul „ Control timp ”.
După aceea, apăsați butonul „ Salvare ”:
Există o nouă intrare în modul - noul nostru document.
Acum să privim în jos și vom vedea fereastra submodulelor.
Să ne uităm la fiecare dintre submodule mai detaliat.
„ Mișcare ” vă permite să specificați mișcarea documentului - în ce departament și celulă a ajuns. Pentru a face acest lucru, trebuie să adăugați o intrare prin meniul contextual.
Data de azi va fi completată automat. La rubrica „ Contraparte ” este indicat cine preda sau ridica documentul. De asemenea, puteți specifica cantitatea, de exemplu, dacă închiriați mai multe exemplare deodată. Blocurile „ Emisiune/Mișcare ” și „ Recepție/Mișcare ” sunt responsabile de emiterea și primirea documentului către departament. Elementele corespunzătoare din tabel indică, de asemenea, în ce departament a fost acceptat documentul și în ce celulă a fost plasat. Să indicăm că documentul nostru a ajuns în „ Departamentul principal ” în celula „ #001 ” și să apăsăm butonul „ Salvare ”.
Imediat după aceea, vom vedea că starea documentului nostru s-a schimbat. Documentul a intrat în celulă și acum este disponibil. De asemenea, starea se va schimba dacă încărcați o copie electronică a documentului în program, dar mai multe despre asta mai târziu.
Acum să aruncăm o privire la al doilea submodul - „ Locație ”:
Aceasta va afișa unde se află copiile fizice ale documentului. În acest caz, avem o copie acceptată și se află în compartimentul principal, în celula #001. Dacă emitem un document unei contrapărți, atunci starea locației se va schimba și va indica acesta. Nu puteți introduce manual datele în acest tabel, acestea vor apărea aici automat.
Să mergem la următoarea filă „ Versiuni și fișiere electronice ”:
Puteți adăuga o intrare despre versiunea electronică a documentului în acest tabel. Acest lucru se face folosind meniul contextual deja cunoscut și butonul „ Adăugați ”.
Completați informațiile din tabelul care apare. În „ Tipul documentului ”, de exemplu, acesta ar putea fi un atașament Excel sau format jpg sau pdf. Fișierul în sine este indicat mai jos folosind butonul de descărcare. De asemenea, puteți specifica un link către locația sa pe un computer sau într-o rețea locală.
Să mergem la fila „ Parametri ”.
În „ Parametrii ” există o listă de fraze pe care doriți să le introduceți în program, apoi aceste fraze vor fi plasate automat în șablon în locurile potrivite. Acțiunea în sine este executată de butonul „ Umplere ” situat în partea de sus.
Fila „ Completare automată ” afișează expresiile introduse ultima dată folosind acțiunea de mai sus.
Fila „ Lucrări pe document ” afișează lista lucrărilor planificate și finalizate pe documentul selectat. Puteți adăuga o nouă lucrare sau edita o lucrare existentă utilizând meniul contextual.
Să presupunem că lucrătorul tău a solicitat anumite articole de la un furnizor, dar acestea sunt epuizate. În acest caz, angajatul creează o cerere de cumpărare a lucrurilor necesare.
Să mergem la modulul „ Aplicații ”.
Mai întâi trebuie să creați o intrare nouă. Pentru a face acest lucru, vom folosi acțiunea „ Creați o solicitare ”.
De asemenea, datele despre solicitant și data curentă vor fi înlocuite automat în acesta.
Selectați intrarea care apare și mergeți la submodulul de jos „ Conținutul comenzii ”.
Un articol a fost deja adăugat în listă, a cărui cantitate în depozit este mai mică decât minimul specificat. Dacă este necesar, puteți schimba această listă după numărul și numele articolelor. Pentru a modifica, utilizați meniul contextual făcând clic dreapta pe element și selectați „ Editare ”.
Pentru a adăuga o intrare nouă, selectați „ Adăugați ”.
După ce ați adăugat tot ce aveți nevoie, selectați fila „ Lucrare la cerere ”.
Toate lucrările planificate și finalizate pe document vor fi prezentate aici. Acum este gol, pentru că încă nu s-a executat lucrarea. Semnează biletul făcând clic pe butonul „ Acțiuni ” și selectând „ Semnează biletul ”.
A apărut prima intrare, care are statutul „ În curs ”.
Vedem, de asemenea , o descriere a lucrărilor care trebuie efectuate, data scadenței , contractorul și alte informații utile. Dacă faceți dublu clic pe această intrare, se va deschide fereastra de editare.
În această fereastră, puteți modifica elementele de mai sus, precum și să marcați finalizarea sarcinii, notând simultan rezultatul sau să marcați urgența acestuia. În cazul oricăror erori, puteți returna munca pe aplicație pentru unul dintre angajați, de exemplu, pentru ca furnizorul să modifice lista de mărfuri sau să caute prețuri mai mici, care pot fi indicate în motiv.
Să finalizăm, de exemplu, această lucrare bifând caseta de selectare „ Terminat ” și introducând „ Rezultat ”, apoi făcând clic pe butonul „ Salvare ”.
Acum putem vedea că această lucrare a primit statutul „ Terminat ”.
Mai jos este o a doua intrare care are un alt „ interpret ” - regizorul. Să-l deschidem.
Să setăm această muncă „ întoarcerea către angajat – Furnizor. În „ motivul returnării ” scriem că documentul, de exemplu, are un cont incorect pentru plată.
Să salvăm din nou înregistrarea.
Acum putem vedea că documentul a revenit Achizitorului, iar statutul de muncă al Directorului este „ Returnat ”, iar Achiziția este „ În curs ”. Acum, pentru ca documentul să ajungă înapoi la director, furnizorul trebuie să corecteze toate erorile. După ce documentul parcurge toți pașii, va arăta astfel:
Acum puteți genera o factură către furnizor. Acest lucru se face folosind acțiunea „ Factură furnizor ”.
Starea comenzii se va schimba apoi în „ În așteptarea livrării ”.
După primirea articolelor comandate, acestea pot fi transferate clientului. Pentru a face acest lucru, utilizați acțiunea „ Emite bunuri ”.
Starea biletului se va schimba din nou, de data aceasta la „ Terminat ”.
Aplicația în sine poate fi tipărită, dacă este necesar, folosind butonul de raportare.
Aplicația tipărită arată astfel:
Vezi mai jos pentru alte subiecte utile:
Sistemul universal de contabilitate
2010 - 2024
Descărcați programul cu antrenament interactiv