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संलग्न फाइलों के साथ ई-मेल ' यूएसयू ' प्रोग्राम द्वारा स्वचालित रूप से भेजा जाता है। पत्र के साथ एक या अधिक फाइलें संलग्न हैं। फ़ाइलें किसी भी प्रारूप की हो सकती हैं। यह वांछनीय है कि फ़ाइल का आकार छोटा है। यदि दस्तावेज़ अनुलग्नक के साथ ई-मेल द्वारा भेजे जाते हैं, तो वे आमतौर पर आकार में छोटे होते हैं। भले ही टेक्स्ट दस्तावेज़ में कुछ छवियां हों। अन्य मामलों में, संलग्न फ़ाइल को संग्रहीत करना बेहतर होता है ताकि यह कम जगह ले। ईमेल का आकार जितना छोटा होता है, ईमेल उतनी ही तेज़ी से भेजी जाती है।
अनुलग्नक के साथ एक ईमेल भेजना स्वचालित रूप से किया जाता है, आमतौर पर कुछ क्रियाओं द्वारा। उदाहरण के लिए, यदि किसी सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ता ने ग्राहक के लिए एक वाणिज्यिक प्रस्ताव, अनुबंध, भुगतान के लिए चालान या कुछ दस्तावेजों का एक पैकेज तैयार किया है। अटैचमेंट भेजने को स्वचालित करने से कंपनी के काम में काफी तेजी आती है। और जब यह सब दस्तावेजों के स्वत: भरने के साथ मिलकर काम करता है, तो हमें एक व्यापक व्यापार स्वचालन मिलता है।
अटैचमेंट के साथ एक ईमेल मैन्युअल रूप से भी भेजा जा सकता है। ऐसा करने के लिए, उपयोगकर्ता को केवल प्राप्तकर्ता के साथ एक ईमेल बनाना होगा। और फिर आवश्यक फाइलों को पत्र के क्रम में संलग्न करें।
मॉड्यूल में लॉग इन करें "समाचार पत्रिका" . नीचे आपको एक टैब दिखाई देगा "एक पत्र में फ़ाइलें" . इस सबमॉड्यूल में एक या अधिक फाइलों का लिंक जोड़ें । प्रत्येक फ़ाइल का एक नाम भी होता है।
अब, मेलिंग सूची निष्पादित करते समय, पत्र संलग्न फ़ाइल के साथ भेजा जाएगा।
कार्यक्रम को ग्राहक के लिए व्यक्तिगत रूप से अनुकूलित किया जा सकता है। इसलिए, यदि आपको अक्सर कुछ फाइलें भेजने की आवश्यकता होती है, तो इसे एक कीस्ट्रोक में नीचे लाकर सरल बनाया जा सकता है।
कार्यक्रम स्वचालित रूप से फ़ाइलें संलग्न कर सकता है। यह अनुकूलन योग्य है। उदाहरण के लिए, आप रोगियों को परीक्षण के परिणाम स्वत: भेजने का आदेश दे सकते हैं। या आप अपने नमूना दस्तावेजों को भरना सेट अप कर सकते हैं, और ग्राहक स्वचालित रूप से एक इलेक्ट्रॉनिक चालान और अनुबंध प्राप्त करने में सक्षम हो जाएगा। या ताकि एक पूर्ण चालान या बिक्री रसीद ग्राहक के मेल पर तुरंत पहुंच जाए। बहुत सारे विकल्प हैं!
या हो सकता है कि आपकी कंपनी का प्रमुख बहुत व्यस्त हो और उसके पास कंप्यूटर पर रहने का समय न हो? फिर कार्यक्रम स्वयं प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में मेल पर महत्वपूर्ण लाभ रिपोर्ट भेजेगा ।
भेजे जाने वाले पत्र आपके आधिकारिक मेल से जाएंगे। यदि आवश्यक हो, तो आप एक आदेश कर सकते हैं और इसे प्रबंधक के व्यक्तिगत मेल से भेज सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप एक अनुबंध भेजते हैं। यह अधिक सुविधाजनक है जब ग्राहक जिम्मेदार कर्मचारी को तुरंत जवाब दे सकता है, अगर प्रतिक्रिया पत्र सामान्य मेल में आता है।
मेलिंग सूचियों के लाभ स्पष्ट हैं। इस तरह के स्वचालन से आपके कर्मचारियों का काम बहुत आसान हो जाएगा।
आपको किसी विशिष्ट ग्राहक के दस्तावेजों की खोज करने की आवश्यकता नहीं होगी। प्रोग्राम में पहले से ही सभी लिंक हैं, और यह स्वचालित रूप से सही फाइल भेजेगा। यह आपको गलतियों और असंतुष्ट ग्राहकों से बचाएगा।
ईमेल मार्केटिंग के लाभों को लंबे समय तक सूचीबद्ध किया जा सकता है। एक और फायदा यह है कि कर्मचारियों का समय खाली हो जाएगा। सैकड़ों ईमेल भेजने में कितना समय लगता है? लेकिन इस बार नियोक्ता द्वारा भुगतान किया जाता है, और कर्मचारी कुछ और उपयोगी कर सकता है।
भेजने का समय कोई नहीं भूलेगा या याद नहीं करेगा। यह एक व्यक्ति नहीं, एक सटीक कार्यक्रम द्वारा किया जाएगा।
कार्यक्रम इस बारे में जानकारी प्रदर्शित करेगा कि क्या पत्र छोड़ा गया है और क्या कोई त्रुटि है।
पत्र कार्यक्रम में निर्दिष्ट आवश्यक प्रतिपक्ष के सभी डाक पतों पर जाएगा। आपके कर्मचारी को ग्राहक का ईमेल पता देखने की आवश्यकता नहीं होगी।
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