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Ces fonctionnalités doivent être commandées séparément.
Pour le programme ' Universal Accounting System ', vous pouvez commander un module de gestion électronique de documents. La gestion électronique des documents vous permet d'accélérer et de simplifier le travail avec les documents dans votre organisation. Le gestionnaire et les personnes responsables verront immédiatement toutes les informations nécessaires sur tous les documents.
Nous proposons deux configurations de flux de travail. Le premier est la paperasse. Il peut suivre de nombreuses options différentes en même temps. Par exemple, les références pour le personnel et la pertinence des contrats pour les contreparties.
Il existe également un compte d'approvisionnement. Il est utilisé pour l'achat de biens et vous permet d'accélérer le processus d'approbation de toutes les demandes d'achat.
Dans les deux cas, les documents devront passer par différents employés de l'organisation. La commande et les employés eux-mêmes sont renseignés dans un répertoire spécial ' Processus '.
Ouvrons ce guide. Dans le module supérieur, vous pouvez voir le nom du processus métier et, en dessous, les étapes par lesquelles ce processus métier doit passer.
Dans cet exemple, on voit que la ' demande d'achat ' sera signée par l'employé, puis elle ira à la signature du gérant et du directeur. Dans notre cas, il s'agit de la même personne. Après cela, le fournisseur commandera les ressources nécessaires et transférera les informations au comptable pour paiement.
Pour la gestion électronique des documents, il s'agit du module principal. Allez dans ' Modules ' - ' Organisation ' - ' Documents '.
Dans le module supérieur, nous voyons tous les documents disponibles. Si vous devez rechercher un enregistrement spécifique, vous pouvez utiliser des filtres.
Les colonnes contiennent de nombreuses informations utiles. Par exemple, la disponibilité d'un document, sa pertinence, le type de document, la date et le numéro, la contrepartie pour laquelle ce document est émis, jusqu'à quelle date le document est valide. Vous pouvez également ajouter d'autres champs à l'aide du bouton ' Visibilité des colonnes '.
Créons un nouveau document. Pour cela, faites un clic droit n'importe où dans le module et sélectionnez ' Ajouter '.
La fenêtre Ajouter un nouveau document apparaîtra.
Imaginons que nous ayons besoin de faire une demande de congé d'un employé. Sélectionnez ' Document View ' en cliquant sur le bouton avec trois points. Cela nous amènera à un autre module où nous pourrons sélectionner le type de document requis. Après la sélection, appuyez sur le bouton spécial ' Sélectionner ', situé en bas de la liste. Vous pouvez aussi simplement double-cliquer sur la ligne souhaitée.
Après la sélection, le programme nous ramène automatiquement à la fenêtre précédente. Remplissez maintenant le reste des champs - le numéro de document et la contrepartie souhaitée. Si nécessaire, vous pouvez également renseigner le bloc ' Maîtrise du temps '.
Après cela, appuyez sur le bouton ' Enregistrer ' :
Il y a une nouvelle entrée dans le module - notre nouveau document.
Maintenant, regardons en bas et nous verrons la fenêtre des sous-modules.
Examinons chacun des sous-modules plus en détail.
' Mouvement ' vous permet de spécifier le mouvement du document - dans quel département et cellule il est arrivé. Pour ce faire, vous devez ajouter une entrée via le menu contextuel.
La date d'aujourd'hui sera remplie automatiquement. Dans la rubrique ' Contrepartie ', il est indiqué qui livre ou récupère le document. Vous pouvez également spécifier la quantité, par exemple, si vous louez plusieurs exemplaires à la fois. Les blocs ' Emission/Mouvement ' et ' Réception/Mouvement ' sont responsables de l'émission et de la réception du document au service. Les éléments correspondants du tableau indiquent également dans quel département le document a été accepté et dans quelle cellule il a été placé. Indiquons que notre document est arrivé dans le ' Département principal ' dans la cellule ' #001 ' et appuyez sur le bouton ' Enregistrer '.
Immédiatement après cela, nous verrons que le statut de notre document a changé. Le document est entré dans la cellule et maintenant il est disponible. De plus, le statut changera si vous téléchargez une copie électronique du document dans le programme, mais nous en reparlerons plus tard.
Jetons maintenant un coup d'œil au deuxième sous-module - ' Emplacement ' :
Cela affichera où se trouvent les copies physiques du document. Dans ce cas, nous avons une copie acceptée et elle se trouve dans le compartiment principal, dans la cellule #001. Si nous émettons un document à une contrepartie, le statut de l'emplacement changera et pointera vers lui. Vous ne pouvez pas saisir manuellement des données dans ce tableau, elles apparaîtront ici automatiquement.
Passons à l'onglet suivant ' Versions et fichiers électroniques ' :
Vous pouvez ajouter une entrée sur la version électronique du document à ce tableau. Cela se fait en utilisant le menu contextuel déjà connu et le bouton ' Ajouter '.
Complétez les informations dans le tableau qui s'affiche. Dans ' Type de document ', par exemple, il peut s'agir d'une pièce jointe Excel, ou d'un format jpg ou pdf. Le fichier lui-même est indiqué ci-dessous à l'aide du bouton de téléchargement. Vous pouvez également spécifier un lien vers son emplacement sur un ordinateur ou sur un réseau local.
Passons à l'onglet ' Paramètres '.
Dans ' Paramètres ', il y a une liste de phrases que vous souhaitez entrer dans le programme, puis ces phrases seront automatiquement placées dans le modèle aux bons endroits. L'action elle-même est exécutée par le bouton ' Remplir ' situé en haut.
L'onglet ' Autocomplete ' affiche les dernières phrases saisies à l'aide de l'action ci-dessus.
L'onglet ' Travaux sur le document ' affiche la liste des travaux prévus et réalisés sur le document sélectionné. Vous pouvez ajouter une nouvelle tâche ou modifier une tâche existante à l'aide du menu contextuel.
Supposons que votre travailleur ait demandé certains articles à un fournisseur, mais qu'ils soient en rupture de stock. Dans ce cas, l'employé crée une demande d'achat des choses nécessaires.
Passons au module ' Applications '.
Vous devez d'abord créer une nouvelle entrée. Pour cela, nous allons utiliser l'action ' Créer une demande '.
De plus, les données sur le demandeur et la date actuelle y seront automatiquement remplacées.
Sélectionnez l'entrée qui s'affiche et allez dans le sous-module du bas ' Contenu de la commande '.
Un article a déjà été ajouté à la liste, dont la quantité dans l'entrepôt est inférieure au minimum spécifié. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette liste par le nombre et le nom des éléments. Pour modifier, utilisez le menu contextuel en faisant un clic droit sur l'élément et sélectionnez ' Modifier '.
Pour ajouter une nouvelle entrée, sélectionnez ' Ajouter '.
Une fois que tout ce dont vous avez besoin est ajouté, sélectionnez l'onglet ' Travail sur demande '.
Tous les travaux prévus et achevés sur le document seront présentés ici. Maintenant, il est vide, car les travaux n'ont pas encore été effectués. Signez le ticket en cliquant sur le bouton ' Actions ' et en sélectionnant ' Signer le ticket '.
La première entrée est apparue, qui a le statut ' En cours '.
Nous voyons également une description des travaux à effectuer, la date d'échéance , l'entrepreneur et d'autres informations utiles. Si vous double-cliquez sur cette entrée, la fenêtre d'édition s'ouvrira.
Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier les éléments ci-dessus, ainsi que marquer l'achèvement de la tâche, en écrivant simultanément le résultat , ou marquer son urgence . En cas d'erreur, vous pouvez renvoyer le travail sur l'application pour l'un des employés, par exemple, afin que le fournisseur modifie la liste des marchandises ou recherche des prix plus bas, ce qui peut être indiqué dans le motif.
Complétons, par exemple, ce travail en cochant la case ' Terminé ' et en saisissant ' Résultat ', puis en cliquant sur le bouton ' Enregistrer '.
Maintenant, nous pouvons voir que ce travail a reçu le statut ' Terminé '.
Ci-dessous se trouve une deuxième entrée qui a un « interprète » différent - le réalisateur. Ouvrons-le.
Fixons ce travail ' retour à l'employé - Fournisseur. Dans ' motif de retour ' nous écrivons que le document, par exemple, a un compte incorrect pour le paiement.
Sauvons à nouveau l'enregistrement.
Nous pouvons maintenant voir que le document est retourné à l'acheteur, et que le statut du travail du directeur est « Retourné » et celui de l'approvisionnement est « En cours ». Maintenant, pour que le document revienne au directeur, le fournisseur doit corriger toutes les erreurs. Une fois que le document a parcouru toutes les étapes, il ressemblera à ceci :
Vous pouvez maintenant générer une facture au fournisseur. Cela se fait à l'aide de l'action ' Facture fournisseur '.
Le statut de la commande passera alors à ' En attente de livraison '.
Une fois les articles commandés reçus, ils peuvent être transférés au client. Pour cela, utilisez l'action ' Sortir des marchandises '.
Le statut du ticket changera à nouveau, cette fois en ' Terminé '.
L'application elle-même peut être imprimée, si nécessaire, à l'aide du bouton de rapport.
L'application imprimée ressemble à ceci :
Voir ci-dessous pour d'autres sujets utiles :
Système comptable universel
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