По мнению 542 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Журнал учета поступающих документов

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить

Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU

Смотреть видео

Основной язык программы: РУССКИЙ

Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.

Кто разработчик?

Шкирич Анатолий

Главный программист, который участвовал в проектировании и разработке данного программного обеспечения.

Дата проверки этой страницы:
2024-04-20

Журнал учета поступающих документов

Журнал учета поступающих документов – специальная книга или электронная программа, в которой ведется учет различных писем и документов, поступающих в организацию, а также их регистрация в специальном архиве. Обычно журнал ведется в разных форматах: в виде книги – журнала и в электронном варианте. Необходимо вести весь учет в журнале для любого предприятия, чтобы корреспонденция не терялась среди большого объема деловых бумаг, поэтому для каждого руководителя важно выбрать наиболее удобную форму ведения журнала. Электронный журнал учета от разработчиков УСУ позволяет управлять всей структурой деловых поступающих документов, распределять бумаги и письма, сокращать время сверки документов, и многое другое.

Особенно вариант электронного журнала учета поступающих документов актуально для крупных предприятий, где поступают большой объем документов. Например, одна из функций программы журнала – это автоматическое заполнение, что позволяет оптимизировать работу всех сотрудников, ускорив формирование всех необходимых документов в журнале учета, а это особенно важно при работе с большим потоком клиентов или данных. Электронный вариант журнала избегает человеческого фактора – то есть случайных или преднамеренных ошибок и изменений. И это очень важно, ведь зарегистрировать и сохранить все нужные документы и сведения в журнале учета необходимо для успешного хода любой организации, для предотвращения убытков, для передачи адресату.

Также в электронном журнале есть все обязательные настройки программы для ведения учета. Несмотря на то, что журналы учета не обязательны для регулярной отчетности, все же есть строгие требования по ведению. Есть определенные этапы ведения журнала, которым соответствуют специальные блоки в программе. Для начала идет заполнение и регистрация всех поступающих писем в специальном разделе – справочнике.

Этот раздел позволяет структурировать всю поступающую информацию, что упрощает дальнейшие операции для работников. Далее есть специальный блок о работе сотрудников. Здесь указываются планы для работы – сортировка, регистрация документов в журнале учета. Обычно все необходимые сведения, присвоенные регистрационные номера заполняются и оформляются в журнале в тот же день получения файлов, и эта дата также фиксируется.

Вместе с регистрацией поступающих бумаг в журнале учета есть удобная функция прикрепления файлов и скан-копий. Далее вся работа в журнале учета поступающих документов ведется в модулях, где вносится вся остальная информация, последующие процессы взаимодействия с клиентами. Здесь хранится и ведется учет все истории деловой переписки, которые упорядочиваются и систематизируются – это помогает быстро реагировать в случае новых запросов от начальства информации, контроль выполнения всей работы в срок, своевременная выдача нужных справок и бумаг. Для этого в журнале есть удобные настройки фильтрации поиска среди всей базы клиентов по разным параметрам: по имени, регистрационному номеру или контактным данным, система журнала быстро находить нужные файлы и учет всех деловых бумаг, даже если их зарегистрировано несколько тысяч.

Это значительно упрощает и оптимизирует работу делопроизводителей, секретарей и рядовых сотрудников, освобождая тем самым ценное время для общения с клиентами, а руководству это дает контроль и показатели прозрачности дел компании. Чтобы руководству взять контроль над ведением учета дел компании, он самостоятельно решает вопрос о заполнении журнала поступающей документации. Программа электронного журнала позволяет учитывать стандартный комплект заполнения сведений в разных блоках, и тогда перед должностным лицом и руководством открывается весь обзор дел и структурируется вся информация в учете о поступающих бумагах в компанию, данные обо всех сотрудниках, о результатах работы сотрудников, сведениях о клиентах, содержание самих поступающих документов, все даты и периоды. Модуль журнала об основной работе при желании и индивидуальных необходимостях компании может делиться на два подразделения: первое, где ведется сама документация со всеми необходимыми сканами и файлами, и второе подразделение для контрагента. В контрагенте журнала учета ведется единая база клиентов, указываются способы доставки поступающих и отправляемых бумаг и отмечаются определенные детали.

Программой могут пользоваться:

Торговое предприятие
Производственная
компания
Ателье
Спортивный центр
Химчистка
Логистическая компания
Медицинское предприятие
МФО
Туристические фирмы
Учебный центр
Ремонтная мастерская
Любая другая
организация

Видео программы с журналом для учета поступающих документов

Смотреть видео

Отзывы о программе

Один случайный отзыв

Известные люди о программе УСУ

Мы попросили не просто известных людей высказать свое мнение о нашем программном обеспечении, а именно тех, что считается интеллектуалом, к чьему мнению готов прислушаться каждый наш потенциальный покупатель.

Возможности контроля и управления журналом для учета поступающих документов

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

Программа от разработчиков «Универсальная Система Учета» для электронного журнала учета поступающих документов очень проста в установке на рабочий стол и открывается по щелчку на ярлык. Здесь есть основной общий интерфейс, который помогает видеть весь функционал, структурирование всей поступающей документации для всех рядовых сотрудников, руководства, должностных лиц.
Электронный формат журнала дает высокую защищенность всей деловой переписки и документации, что спасает компанию и клиентов от неблагоприятных ситуаций.
Понятный и доступный интерфейс дает оптимизацию работы пользователей программы по ведению журнала учета, потому что помогает систематизировать все письма, бумаги, документы на рассмотрении по определенным блокам: справочникам, делам сотрудников и модулях с подразделениями.
Каждый блок прост в своем создании и может заполняться по заданному шаблону автоматически, что освобождает время.
Для оптимальной работы журнала есть функция фильтрации данных из общего объема информации, она позволяет выбирать определенного клиента или письма. Все фильтры легко сменяются по щелчку на специальной кнопке.
Таким образом, все сотрудники могут быстро выполнять все запросы начальства, а руководство может отслеживать качество работы каждого сотрудника, иметь быстрый доступ деловых переписок с любым клиентом и предоставлять ему любые факты.
Поскольку для компании важно вести переговоры, то в программе журнала учета есть электронная база клиентов, а также массовый и индивидуальный режим почтовых рассылок, который контролируются руководством и секретарями, что помогает быстро отправлять по почте любые документы.

Скачать программное обеспечение для учета документов и договоров

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?

Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Заказать автоматизацию для учета поступающих документов

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.