Входящий исходящий и внутренний документооборот

Входящий исходящий и внутренний документооборот

Благодаря программе «Универсальная Система Учета» предприниматели систематизируют входящий исходящий и внутренний документооборот. Эта лучшая операционная система для ведения контроля над документооборотом организации. Каждая компания независимо от формы собственности и рода деятельности имеет производственную переписку с партнерами, заказчиками, а также ведет внутреннюю письменную связь между сотрудниками различных подразделений, что и составляет собственный входящий исходящий и внутренний документооборот. Входящий исходящий и внутренний документооборот – основа производственной деятельности каждой организации.

«Универсальная Система Учета»- это такая электронная платформа, позволяющая вносить, обрабатывать и хранить огромное количество материалов, составляющих входящий исходящий и внутренний документооборот. Как правило, каждой компании приходится вести переписку со своими партнерами и заказчиками, то есть компании приходиться оформлять исходящие входящие материалы. А электронное оформление позволяет улучшить работу всех отделов, а также благодаря системному подходу активно помогает решать производственные задачи. В настоящее время все больше компаний переходят на электронный учет входящих исходящих писем.

Информационная система способна сохранить огромное количество офисной документации! Контроль нужен входящей исходящей и внутренней документации. Официальные письма на фирменных бланках, всевозможные договора о сотрудничестве, партнерские соглашения, то есть любая входящая исходящая или иная бумага требует регистрации. При оформлении входящих исходящих и внутренних бланков соблюдаются определенные правила.

Каждому входящему исходящему бланку присваивается порядковый номер. Также система выдает автоматически и второй номер согласно внутренней номенклатуре, контактные данные автора, в соответствующей ячейке прописывается тематика и назначение документа. В специальной графе у каждого входящего исходящего документа прописывается его краткое содержание. Также в учетной системе можно отразить и другие данные.

Например, сколько было создано по этой тематике, список работников, задействованных в решении определенного задания за отчетный период. Еще можно отразить весь входящий исходящий документооборот с определенным адресатом. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Регистрация входящих исходящих документов необходима для систематизации и абсолютного контроля над документооборотом в любой компании.

Хранение и учет офисной переписки важен для продуктивной работы компании. Каждый пользователь программы «Универсальная Система Учета» имеет свой логин, защищенный паролем. Структура электронной системы устроена так, что любой пользователь ПК не только с легкостью разберется в ее функциях, но и сможет при регистрации входящего исходящего письма ввести большую сопутствующую информацию! Конкретизация данных по каждому бланку впоследствии значительно облегчает работу сотрудникам компании, что эффективно сказывается на производительности труда и создании рабочей атмосферы в коллективе.

Например, в адрес любого учреждения поступают и письма, и распоряжения, и договоры о сотрудничестве. Словом, любой входящий бланк, поступающий в организацию, требует должного оформления. Информационная система имеет специальный журнал регистрации. Регистрация входящего исходящего документа ведется по установленному порядку.

В учетные данные входящего письма вводится: дата регистрации, присваивается порядковый номер. Кстати, электронная система автоматически дает два номера. Первое число – это регистрационный номер, получаемого документа, второе число – это внутренний порядковый номер согласно собственной номенклатуре организации. Также при регистрации входящего документа в базу вводится дополнительная информация: краткое содержание письма, контактные данные предполагаемого исполнителя, копии сопровождающих материалов, сроки рассмотрения входящего циркуляра.

УСУ позволяет обрабатывать всю необходимую информацию. При регистрации входящего документа в электронную систему вносится и другая информация: контактные данные отправителя письма, название организации, тематическая направленность письма, его краткое содержание. При регистрации исходящих документов можно полностью отследить документооборот конкретного письма. Учетная система «высвечивает» контактные данные специалиста, который подготовил материал.

Также исходящий документ сопровождают копии приложений и сканированные документы, дополняющие содержание исходящего письма по мере необходимости. В графе «Краткое содержание» можно поместить небольшой тест. Его можно скопировать из оригинала документа, можно добавить в соответствующую ячейку полный тест отправляемого письма. Двойным кликаньем мыши любая ячейка полностью раскрывает ее содержание.

Таким образом, специалист, регистрирующий исходящее письмо, предоставляет все данные. Учетная система скрупулезно позволяет вести документооборот, предоставляя полную информацию по передвижению каждого входящего исходящего документа. Благодаря электронному учету входящих исходящих писем, возможен контроль над их исполнением. Программа «Универсальная Система Учета» создает аналитический отчет, в котором отражается передвижение документации с интересующим вас субъектом.

Наименование предприятия, количество писем, их характер и результат совместных взаимодействий. Также каждая компания для плодотворной деятельности ведет учет и регистрацию внутреннего документооборота. Для создания в коллективе деловой атмосферы, дружелюбной обстановки, улучшенного взаимодействия между отделами, рекомендуем вести электронный учет внутреннего документооборота. При регистрации внутреннего документооборота учитываются такие важные этапы работы над документом, как - дата создания и его автор, краткое содержание текста, контактные данные исполнителя или группы исполнителей, сроки выполнения задания.

Также в системе можно оставить определенные пояснительные записки. Электронное хранение офисной документации позволяет хранить весь документооборот, тем самым, сокращает расходы на дублирование документов в бумажном виде. Для работников HR-отдела регистрация входящих исходящих и внутренних документов очень важна, так как эффективность их деятельности во многом зависит от учета всей офисной документации. Для работников юридического отдела зарегистрированные входящие исходящие договора – являются одним из важных направлений в их профессиональной деятельности в интересах компании. Преимущества использования электронного оформления входящих исходящих и внутренних документов налицо! Более полная информация по учету входящему исходящему и внутреннему документообороту размещена на официальном сайте программы «Универсальная Система Учета».

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)