По мнению 706 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Система учета архивных документов

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить

Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU

Смотреть видео

Основной язык программы: РУССКИЙ

Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.

Кто разработчик?

Шкирич Анатолий

Главный программист, который участвовал в проектировании и разработке данного программного обеспечения.

Дата проверки этой страницы:
2024-04-18

Система учета архивных документов

Система учета архивных документов разрабатывается в каждой компании по-разному, но остаются основные принципы, которые позволяют сохранять ценную информацию надлежащим образом. С чего начинается система учета архивных документов? Давайте рассмотрим архивный процесс с самого начала. В офисе работают определенное количество сотрудников и каждый из них имеет свой пакет документооборота.

По мере деятельности отработанные документы скапливаются в специальных папках, причем хранение должно быть оптимизировано и систематизировано для того чтобы можно было быстро сформировать опись и сдать документы в архив. Итак, систематизация может выглядеть примерно так: финансовая документация хранится вместе, например, договор заключенный с конкретной компанией, счет на оплату, который, выставляется ей и платежный бланк о полученной оплате. Все это можно подшивать вместе. Так при поиске оптимизируется время, не нужно обращаться сначала в одну папку потом в другую, чтобы посмотреть счет на оплату или договор.

Примерно так осуществляется систематизация документов по папкам. К концу года каждую папку подшивают, собирают вместе листочки, нумеруют. Первые листы будут состоять из описи, в которой будет подробно изложено, какие документы помещены в конкретную папку. Как только эта работа заканчивается папку скрепляют печатью, приклеивают лист, на котором отражается информация о документах, которые содержатся в этой папке, наименование предприятия, период, который охватывает и так далее.

Затем эту папку передают сотруднику, который занимается архивом. Теперь перейдем непосредственно к архивному помещению. Оно должно вмещать определенное количество документации, оснащено стеллажами, на которые можно поставить папки и коробки. В помещении должен поддерживаться определенный температурный режим, который позволяет сохранять документацию надлежащим образом.

Как только папки переданы архивариусу он комплектует их в коробки. На лицевой стороне коробки приклеивается корешок с опознавательными признаками, которые позволят в будущем быстро определить эту папку и найти искомую информацию. По прошествии времени кому-то из сотрудников возможно придется обратиться к архивариусу для того, чтобы поднять документацию. Это в основном происходит в тех случаях, когда возникают спорные вопросы.

Некоторые документация хранится краткосрочное время до 1 года, другая до 5 лет, есть информация, которая хранится до 25 лет и свыше 75 лет. Все зависит от степени важности документации. Сегодня учет и хранение архивных документов значительно упростился, его можно осуществлять в электронном виде, посредством специального программного обеспечения. Безусловно, некоторая документация должна храниться долгое время, но значительные объемы можно сократить за счет электронного документооборота и иметь к нему доступ в любое время.

Электронный документооборот можно внедрить посредством программы от компании «Универсальная Система Учета». Мы предлагаем для вас функционал, который позволит оптимизировать документооборот, существенно сократить маршруты движения документов, а также сэкономить время сотрудников на рутинных процессах. Для вас у нас есть много возможностей, вам лишь нужно обратиться со своими потребностями и мы обязательно предоставим вам оптимальный пакет функционала. Программа УСУ работает на любом удобном языке, внедрить ее можно максимально быстро удаленным образом. Наша техническая поддержка всегда готова рассказать какие преимущества вы получите, приобретая программный ресурс «Универсальная Система Учета». Система учета архивных документов с нами будет на самом высоком уровне.

Программой могут пользоваться:

Торговое предприятие
Производственная
компания
Ателье
Спортивный центр
Химчистка
Логистическая компания
Медицинское предприятие
МФО
Туристические фирмы
Учебный центр
Ремонтная мастерская
Любая другая
организация

Видео системы для учета архивных документов

Смотреть видео

Отзывы о программе

Один случайный отзыв

Известные люди о программе УСУ

Мы попросили не просто известных людей высказать свое мнение о нашем программном обеспечении, а именно тех, что считается интеллектуалом, к чьему мнению готов прислушаться каждый наш потенциальный покупатель.

Возможности контроля и управления системой для учета архивных документов

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

В УСУ можно внедрить электронный документооборот, вы сможете настроить систему на нужные алгоритмы для поиска документов, их сортировок и других нюансов деятельности;
В системе учета архивной деятельности некоторую документацию можно формировать в автоматическом режиме;
Систему можно адаптировать под специализацию деятельности компании;
Любой Ваш сотрудник сможет найти отражение своей деятельности в документообороте программы;
Через систему можно вести бухгалтерский, кадровый, управленческий, административный документооборот;
Система учета для архивной документации поможет вам учитывать расходы и доходы предприятия, а также осуществлять эффективный анализ, затраченных средств;
В системе учета можно управлять архивным учетом;
Руководитель сможет контролировать своих подчиненных даже на удаленке, в помощь ему мы разработали специальные управленческие отчеты, которые покажут, чем сотрудник занимался в рабочее время, каких результатов достиг, на какие сайты заходил;
Для каждого сотрудника можно определить свои права доступа к информационным базам. Так вы исключите вмешательство третьих лиц в коммерческие и конфиденциальные вопросы;
Систему архивного учета УСУ можно внедрить удаленно, она работает через интернет, а также по локальной сети;
Программу можно настроить на управление филиалами, таким образом вы добьетесь общего учета;
На заказ мы готовы предложить вам больше возможностей, а также предлагаем скачать пробную бесплатную версию системы для оценки функционала;
Система учета архивных бланков вместе с УСУ будет максимально оптимизирована.

Скачать программное обеспечение для учета документов и договоров

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?

Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Заказать автоматизацию системы для учета архивных документов

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.