По мнению 599 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Обеспечение сохранности документов в архиве организации

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить

Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU

Смотреть видео

Основной язык программы: РУССКИЙ

Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.

Обеспечение сохранности документов в архиве организации

Кто разработчик?

Шкирич Анатолий

Эксперт и главный программист, который участвовал в проектировании и разработке данного программного обеспечения.

Дата проверки этой страницы:
2024-04-23

Обеспечение сохранности документов в архиве организации

Обеспечение сохранности документов в архиве организации является неотъемлемой частью всего процесса документооборота. На предприятии должно быть организовано специальное помещение, куда сдается документация на хранение после отработки, а также должен быть назначен сотрудник, отвечающий за ведение архива. Как известно, разные документы в зависимости от значимости и ценности хранятся разное количество лет. Как правило, от одного года и до семидесяти пяти лет.

Поэтому важно обеспечить качественное хранение документации на нужный период времени. Хранить информацию необходимо даже после прекращения работы вашего предприятия, ведь договора, счета-фактуры, акты выполненных услуг или работ могут понадобиться в суде в любой момент. Наличие важных бумаг может спасти вас от трудностей и проблем. Однако с каждым годом становится меньше места для хранения.

Помещение становится маленьким, и приходится расширяться, а на это уходят лишние деньги и время. Передача документов в архив - это завершающая и важная часть ведения документооборота. Прежде чем сдать документацию на хранение, ее нужно правильно подготовить. Обеспечением сохранности бумажных экземпляров занимается архивариус.

Он должен зарегистрировать поступившие документы, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить, составить опись и провести множество других манипуляций. С электронным архивом обеспечение сохранности информации происходит по-другому. Данные сохраняются в базе автоматически, причем записывается название, дата создания, данные исполнителя, регистрационный номер. При необходимости можно найти любой файл и доказать законность деятельности организации за определенный период.

И это всего лишь нажатием одной кнопки. Распечатывать файлы можно только по требованию налоговой службы или других органов, остальное время они находятся в базе данных. А это большая экономия на бумаге и расходных материалах. Однако следует учитывать, что при переходе организаций на систему электронного документооборота, все ранее созданные бумажные экземпляры должны находиться в архиве до истечения их срока хранения.

Их можно оцифровать, но оригиналы должны находиться у вас в офисе. Команда УСУ предлагает систему электронного документооборота с поддержкой архивирования. Наша программа позволит вам не беспокоиться о хранении бумажной документации, теперь данные сохраняются в базе автоматически. Все что вам нужно - это просто своевременно заполнять базу.

Причем сделать это легко можно с помощью разнообразных шаблонов программы. Если вам нужно срочно найти договор или приказ, сделать вы это сможете за пару секунд. Поиск документации ускоряется за счет выставления фильтров и сортировок, с учетом того, что в базу внесены все необходимые файлы. Команда Универсальной Системы Учета гарантирует вам обеспечение сохранности документов в архиве организации. Если вы заинтересовались нашим программным обеспечением или у вас возникли вопросы, звоните по номерам, указанным на сайте или просто напишите нам письмо.

Программой могут пользоваться:

Торговое предприятие
Производственная
компания
Ателье
Спортивный центр
Химчистка
Логистическая компания
Медицинское предприятие
МФО
Туристические фирмы
Учебный центр
Ремонтная мастерская
Любая другая
организация

Видео программы для обеспечения сохранности документов в архиве организации

Смотреть видео

Отзывы о программе

Один случайный отзыв

Известные люди о программе УСУ

Мы попросили не просто известных людей высказать свое мнение о нашем программном обеспечении, а именно тех, что считается интеллектуалом, к чьему мнению готов прислушаться каждый наш потенциальный покупатель.

Возможности контроля и управления документами

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

Команда УСУ предлагает систему электронного документооборота, с которой можно забыть об обеспечении сохранности документов, ведь они автоматически сохраняются в базе данных и в последствии архивируются;
Сохранность и конфиденциальность деятельности вашей организации обеспечена, ведь доступ к программе ограничен. Для неавторизованных работников вход в систему запрещен. Широкие полномочия имеются только у руководителей и прочих ответственных лиц;
В программу от команды УСУ можно заносить неограниченное количество файлов. Места хватит для всей информации, касающейся вашей компании;
Электронное архивирование не занимает много памяти на компьютере;
Используя программу от Универсальной Системы Учета вместо обычного архива, вы освобождаете пространство в офисе. Теперь никакой пыли, никаких бумаг в вашей организации, ведь все сведения сохраняются в цифровом пространстве;
Поиск информации происходит за считанные секунды, благодаря фильтрам и сортировкам, предустановленным в нашем приложении;
Ответственность, связанную с сохранностью документов, несет сотрудник, проводивший операции с документами;
Резервное копирование, предусмотренное в нашем программном обеспечении, гарантирует вам сохранность информации вашей компании при поломке компьютерного оборудования;
Обеспечение сохранности документации является важной частью работы предприятия. В случае проверки вы должны предоставить требуемый отчет или накладную, а с программным обеспечением от УСУ это сделать легко. Теперь ваша организация находится в надежных руках;
Всем известно, что на сегодняшний день мобильность и оперативность являются залогом успеха ведения бизнеса. Именно поэтому и специально для вас команда УСУ разработала мобильную версию программы;
Под заказ наши программисты могут разработать такое приложение, работа в котором будет радовать вас и сотрудников, ведь создаваться оно будет по личным пожеланиям или в соответствии со спецификой деятельности компании;
Все подробности вы можете узнать на нашем сайте. Позвоните нам или напишите письмо. Наши консультанты предоставят необходимую информацию о программном обеспечении, оплате, способе установки, технической поддержке и дальнейшем применении.

Скачать программное обеспечение для учета документов и договоров

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?

Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Заказать автоматизацию для документов

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.