Образец журнала учета клиентов

Образец журнала учета клиентов

Любой организации необходимо корректно вести информационную базу по контрагентам, хранить основные сведения, контакты и всю историю работы с ними, от этого зависит отношение контрагентов и успех выполнения заявок, поэтому подготовленный образец журнала учета клиентов следует заполнять в установленные сроки и по всем правилам. Но существует такая проблема, что менеджеры зачастую ведут свои личные карточки по клиентам, не всегда внося историю взаимодействия, дату последних контактов, результат. Иногда эта информация теряется, а чаще всего при уходе сотрудника на другую работу их карточки учета основных сведений о клиенте переходят вместе с ним к конкурентам, что недопустимо. Поэтому в большинстве компаний стараются создать единую базу, где по настроенным образцам будет вестись журнал и регистрация заказчиков, с учетом всех требований.

Вести работу по регистрации необходимо всем менеджерам, а со стороны руководителей следует держать под постоянным контролем основные процессы по расширению клиентской базы, карточек. Но, одно дело продумать образец, а другое дело обучить сотрудников ведению всей истории сотрудничества, отражению контактов в журнале. Как правило, у сотрудников и без этого много обязанностей, которые отнимают много времени, а тратить его на множество процедур по ведению различных образцов означает торможение проектов. Руководители понимают сложности, ведя учет работы менеджеров и клиентов, потому стремятся их нивелировать по средствам использования современных инструментов, отказываясь от стандартных таблиц в пользу программных алгоритмов. Специализированное программное обеспечение способно значительно облегчить работу пользователей, беря на себя заботы, по тем аспектам деятельности, которые приводятся к автоматизации. Программам намного проще регулировать сбор, хранение и вести обработку поступающих сведений, оформлять их согласно настроенным образцам, создавая тем самым единый архив, с историей взаимодействия по клиентам.

Учет истории контактов с клиентами

К тому же электронный журнал посещаемости по персоналу поможет регулировать общую загруженность и производительность. В качестве наиболее эффективной платформы для автоматизации предлагаем ознакомиться с «Универсальной Системой Учета», которая способна привести к порядку любой процесс и обеспечить постоянный контроль над менеджерами. Данная конфигурация уже много лет приводит к автоматизации самые разнообразные сферы деятельности по всему миру, помогая предпринимателям достигать новых целей гораздо быстрее, чем при использовании устаревших методов. Система соответствует мировым стандартам и образцам профессиональных решений, так как при ее разработке применялись самые современные технологии, наработки.

Широкий функционал приложения можно менять под конкретные задачи, добавляя и убирая инструменты, в зависимости от пожеланий заказчика. Перед тем как приступить к внедрению софта разработчики изучат основное строение отделов в организации, специфику ведения дел и на основе запросов сформируют платформу. Подготовленную по всем аспектам программу устанавливают на компьютеры заказчика, это может проходить дистанционно. Далее следует этап обучения пользователей, за несколько часов специалисты расскажут о строении интерфейса, назначении опций, где находятся образцы и как ими пользоваться при заполнении журналов, как отражать историю взаимодействия с клиентами, заполнять карточки и вносить актуальные сведения. Работу менеджеры смогут начать практически с первого дня, предварительно внеся имеющиеся данные по фирме в электронные справочники. Перенос журналов, списков, таблиц легко реализовать по средствам опции импорта, сохраняя внутренний порядок.

Учет работы менеджеров и клиентов

При этом на каждого контрагента формируется отдельная карточка учета основных сведений о клиенте, где также будет отражена история контактов, прикреплены файлы, документы, договора. Разработчики для начала настроят образцы документов, карточек и алгоритмы их ведения, формулы по расчетам, а в дальнейшем пользователи с определенными правами смогут самостоятельно вносить изменения. Для легкости поиска информации среди их больших массивов предусмотрено контекстное меню, где по нескольким символам найдется запись в журнале, документ или карточка, контакт. Для входа в программу менеджерам потребуется вводить логин, пароль в основное окно, что появится после нажатия на рабочий ярлык USU.

Каждый работник получит отдельную учетную запись для работы, в ней будет находиться информация и опции, касающиеся непосредственных должностных полномочий. Только руководитель получит неограниченный доступ, и сам будет регулировать основные права пользователей, с учетом текущих задач. Чтобы вести учет истории контактов с клиентами потребуется только периодически заполнять актуальными сведениями пустые строки, согласно настроенным образцам, что отражены в настройках. Электронный журнал по контрагентам и рабочий по посещаемости формируется в автоматическом режиме, с контролем наполняемости. Система не допустит сохранения журнала с некорректными данными. Каждый образец настраивается под специфику деятельности, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с проверяющими органами.

Карточка учета основных сведений о клиенте

Так как большинство процессов и рутинных работ программная конфигурация переведет в автоматический режим, менеджеры смогут больше времени уделять прямым обязанностям и расширению контактов, клиентской базы. При этом каждое действие работников отражается в отдельном журнале, по которому удобно поднять всю историю за определенный период или провести анализ. С использованием готовых образцов журнала учета клиентов формирование информационной базы станет не сложной, рутинной задачей, а просто параллельным процессом, где большая часть уже будет отражена. А, чтобы оценить работу отделов или определенных сотрудников предусмотрена отчетность, аудит, образцы по которым также находятся в базе.

Достаточно указать параметры и показатели, выбрать период и программа создаст требуемый отчет, где сведения отражены в виде таблицы, дополнены графиком или диаграммой. Владельцы бизнеса смогут ознакомиться с историей сотрудничества по каждому контрагенту, выведя на экран соответствующую форму. В электронной карточке содержатся не только контакты, но и весь архив счетов, документов, информация по проводимым заявкам, прикрепленные к ним специалисты. Таким образом, учет работы менеджеров и клиентов, осуществляемый с помощью приложения УСУ станет проходить на высшем уровне, с регистрацией каждого шага. По средствам конфигурации можно не только вести основные процессы, связанные с фиксированием деятельности персонала и хранением данных по взаимодействию с контрагентами, но и организовать комплексный подход при использовании дополнительных инструментов. Так можно заказать интеграцию с видеонаблюдением, тогда находясь за компьютером в любом месте получиться контролировать сотрудников. Но, какое бы функциональное наполнение Вы бы не выбрали, эффективность автоматизации сможет порадовать уже через несколько недель активного использования софта.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)