Автоматизация учета мероприятий

Учет мероприятий

Люди все чаще стараются доверить важные события в своей жизни профессионалам и организациям, специализирующимся на этом, но со стороны предпринимателей работа по проведению праздников сопряжена с трудностями с обработкой большого массива данных и сопутствующих процессов, поэтому учет мероприятий необходимо проводить с помощью механизмов автоматизации. Каждый владелец подобного бизнеса стремится к полному порядку в делах, при этом в работе много заказов, клиенты рады уникальным сценариям, качество сервиса на высоте. В Вашей базе имеется полный спектр данных по клиентам, удается предугадать его желания, при этом в бюджете все расписано и учтено до мелочей, ни одна финансовая операция не упускается из виду, а значит, деньги под контролем. Результатом работы такого event агентства станет процветание без каких-либо накладок и недочетов, но по факту это сложно достижимая идиллия, для которой придется много поработать, ища наиболее оптимальные пути и инструменты по учету и ведению дел.

Рано или поздно руководители понимают, что без автоматизации учета мероприятий не достичь поставленных целей, так как это высоко конкурентная среда и здесь нельзя долго принимать решения, надо идти в ногу со временем. Наладить порядок в деятельности агентства поможет уникальная разработка компании USU - «Универсальная Система Учета», где уже из названия понятно, то она сможет подстроиться под задачи любого бизнеса. Программа приведет к автоматизации рутинные процессы, позволит провести заказ от начала до конца, проконтролировать посещаемость на деловых, корпоративных событиях. Сотрудники смогут больше времени уделять творчеству и активному общению с потенциальными и постоянными заказчиками. Что немаловажно, подключение и работа с приложением УСУ возможно на расстоянии, даже со смартфонов и планшетов при приобретении мобильной версии. По средствам мобильного софта можно организовать на самом мероприятии регистрацию гостей и следить за посещаемостью в режиме реального времени. Разработчики прекрасно понимали, что ежедневно в своей деятельности будут использовать платформу пользователи разного уровня знаний и навыков, потому постарались создать интуитивно понятный интерфейс, комфортный даже для новичков. Система состоит всего из трех модулей, внутри которых содержаться необходимые функции, это реализовано для простоты восприятия и перехода в новое рабочее пространство.

Автоматизация учета мероприятий

Модульность также позволяет адаптировать конфигурацию под запросы и пожелания заказчика. Программные алгоритмы помогут в комплексном сборе данных для справочника по клиентам, с учетом источников поступления информации и последующей обработкой, приведением к единому порядку. Софт также дает возможность вести корректный учет посещаемости мероприятий там, где это заявлено клиентом как важный показатель, с возможностью вывести отчет по результатам. Среди функций приложения имеется тот, что поможет с автоматизацией транзакций, отражая в базе каждую из них, поэтому финансовые потоки перейдут в прозрачный формат.

Составлять план по мероприятиям в программе станет гораздо эффективнее, так как она проследит за выполнение каждого пункта и вовремя напомнит ответственное лицо. А возможность получать структурированные отчеты, с подробной аналитикой деятельности компании, позволит определить перспективные направления для расширения спектра услуг. Руководство сможет регулировать работу персонала, следить за его посещаемостью, что особенно актуально для больших агентств, с расширенным штатом специалистов. Налаженные внешние и внутренние коммуникации повысят продуктивность и эффективность предприятия по проведению событий. Адаптируемая под специфику фирмы платформа УСУ значительно облегчит взаимодействие с клиентами и создаст основу для построения долгосрочных отношений. Автоматизация учета мероприятий подразумевает построение процессов по общению с контрагентами с использованием интернета, электронной почты, телефона и мобильных приложений. Отправка сообщений и уведомлений по средствам массовой, индивидуальной рассылки значительно упростит и ускорит данный этап. Что касается контроля бюджета агентства, то его можно организовать и по отдельному заказу, отделу, филиалу или по всей корпорации, это дает возможность вести мониторинг расходов и издержек, рационально планировать проекты.

Учет посещаемости мероприятий

Электронные базы данных содержат весь спектр информации, документации и истории взаимодействия с заказчиками, поднять архив даже через много лет не составит труда. Менеджер перед встречей или звонком сможет изучить карточку и будет готов предложить услуги, по аналогии с предыдущими проектами, опираясь на их предпочтения. Таблица по заказам формируется согласно настроенным шаблонам и в ней отражены текущие заявки, их стадии готовности, наличие оплаты. Чтобы сотрудники в суете не забыли о важном деле, легко можно настроить напоминания в личном календаре.

По параметрам посещаемости событий создается отдельная техническая база, где легко настроить те моменты, что заказчик требует отразить. Также можно провести интеграцию со сканером штрих-кода и фиксировать посещаемость при проведении специального пропуска, созданного для списка гостей. Такой подход к учету посещаемости мероприятий позволит проводить брифинги, конференции, тренинги гораздо проще, чем раньше. По вопросам внутреннего делопроизводства программа также проведет автоматизацию, при этом будут использованы стандартизированные шаблоны в соответствии с требованиями к бизнесу в сфере развлечений и массовых событий.

Руководитель сможет держать под контролем любое рабочее событие агентства, повышая эффективность управления имеющейся информацией, выявлять перспективные направления. Благодаря консолидации информации в одной базе создается рабочее пространство для продуктивной работы с клиентами и конвертации общения в сделки. Переход на автоматизацию позволяет также снизить издержки как минимум на четверть, а рост доходов зависит от использования всех преимуществ, программной конфигурации. Система учета мероприятий USU упростит взаимодействие с заказчиками, будет меньше тратить сил и времени на рутинные операции, что высвободит ресурсы для написания сценариев, проработки творческих идей, то есть ключевых аспектов бизнеса по организации праздников. При правильной организации проекта и постановке задач любой проект не покажется сложным, даже если это деловая конференция, детский день рождения или свадьба.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)