Отдел контроля исполнения документов

Отдел контроля исполнения документов

Отдел контроля исполнения документов — особое подразделение, в обязанности которого входит контроль за всей документацией, которую использует компания в повседневной деятельности. В контроле нуждаются правильность составления, движение, сроки исполнения и хранение документации. Специалисты данного отдела осуществляют все виды этой контрольной деятельности. Перед таким отделом стоит ряд важных задач.

Все их действия должны быть направлены на создание в компании таких условий, при которых будут предотвращены любые случаи утраты документов, путаница. Поиск каждого документа должен быть максимально ускорен. Сотрудники отдела также контролируют исполнение, выявляют случаи ошибочных действий с документами, отсутствия необходимых действий, нарушения сроков или порядка согласования. Контроль в отделе ведется по двум направлениям — отдельно учитываются действия с документами и нахождение документа на данный момент.

Первый вид направлен на отслеживание операций и сроков, документации на исполнении. Эффективным контроль действий бывает только тогда, когда каждый документ проходит регистрацию в общей системе еще до того, как его передают исполнителю. Отслеживание местонахождения документации нуждается в установлении в отделе четкой схемы исполнения фиксации выдачи или передачи документов между сотрудниками, передачи их в архив, уничтожения. Наиболее эффективно работают те отделы, в которых удается реализовать оба вида контроля.

Отдел стратегически важен для компании. Проводимый им контроль исполнения позволяет обеспечить полноценность и правильность выполнения поручений, задач. Он принимает превентивные меры по недопущению злоупотреблений сотрудниками, а также способствует скорейшему рассмотрению жалоб и внутренним расследованиям. Для работы отдела важна четко сформулированная инструкция, в которой отмечено, кто осуществляет контроль и какие полномочия он имеет, какие документы при исполнении нуждаются в общем или особом отслеживании, каковы основные этапы документооборота, какие сроки отводятся для тех или иных видов документации.

По всем результатам работы специалисты отдела составляют отчеты, информационный массив которых служит основанием для управленческих решений. Контроль не ограничивается сторонним наблюдением за перемещением документов. Сотрудники отдела должны напоминать исполнителям о приближении «критических» сроков, о необходимости завершить те или иные действия по исполнению. Каждая организация вправе сама решать, нужен ли ей такой отдел.

Многие сегодня идут по пути сокращения отдела котроля, ведь существует программное обеспечение, которое позволяет осуществлять такой контроль. И будет достаточно всего одного или двух сотрудников вместо целого отдела, чтобы взаимодействовать с программным обеспечением и одновременно держать контроль над всей документацией фирмы. Программа позволяет автоматически заполнять документы, устанавливать сроки исполнения, назначать в системе исполнителя. По номеру документа, названию, указанию сторон или сути, периоду составления, исполнителю можно будет легко, всего после пары кликов, установить не только местонахождения документации, но и ее статус, сроки.

Специалисты отделов смогут выводить на экран перечень всех задач на исполнении, видеть самые срочные. При программном контроле программное обеспечение предупреждает пользователей о приближении сроков автоматически. Сотрудникам отдела контроля и другим специалистам не придется составлять отчетов об исполнении. Руководитель будет пользоваться автоматически составленными отчетами — они точнее, к тому же не требуют затрат времени и средств.

Программа уменьшит количество рутины, повысит скорость работы всех отделов, снизит издержки. Документы будут надежно сохранены в электронном архиве. Контроль исполнения в информационной системе становится легким, современным. При этом каждый пользователь обладает только тем набором функций и возможностей, которые помогают лично ему исполнить свои обязанности.

Удалить документацию, приостановить исполнение, сменить исполнителей может только руководитель. Программа позволяет держать на контроле не только внутреннюю, но и исходящую документацию, устанавливая сроки оповещений об исполнении. При работе важно, чтобы все исполнители, авторы документации могли находиться в тесном взаимодействии. Только в этом случае можно будет говорить об оперативности.

Если сотрудники отделов вовремя получают нужные документы и поручения, если они наглядно видят сроки, получают напоминания, им будет проще, не забывая ни о чем, выполнить все, чего от них ожидает руководство. Контроль вообще не потребует каких-то дополнительных расходов или усилий. Он станет естественным процессом. Сотрудники будут более ответственны, исполнение ими своих обязанностей повысится по всем показателям.

Программное обеспечение для отделов контроля исполнения документов разработала компания «Универсальная Система Учета». Помимо качественного повышения эффективности работы с документами, «УСУ» повышает эффективность каждого отдела в организации, обеспечивая учетом и контролем складирование, логистику, производство, финансы, продажи, работу с клиентами, закупками, контрагентами. Для конкретных организаций с учетом их специфики возможна разработка уникального программного обеспечения. Оно гарантирует максимально точное исполнение каждой заявки в системе с привязкой в форме управления в компании.

Использование «УСУ» не только наводит порядок в документах, но и позволяет уменьшить все виды издержек, что в свою очередь приводит к росту прибыли, увеличению продаж, к повышению репутации организации и укреплению ее позиций на рынке. На сайте разработчика для бесплатного скачивания доступна демонстрационная версия. У нее небольшой функционал, но его хватает для ознакомления. Сотрудникам отделов компании не придется долго обучаться, ведь система имеет простой и понятный интерфейс.

Программный контроль с «УСУ» можно вести на разных языках, составляя документы, отчеты об исполнении и расчеты в разных валютах и на любом языке мира. При покупке полной версии стоимость не будет высокой. Она зависит от количества автоматизируемых отделов, пользователей. В любом случае за использование системы «УСУ» не потребуется вносить обязательную абонентскую плату. Исполнение проекта автоматизации будет быстрым, не нарушающим привычного распорядка деятельности организации. Разработчики гарантируют контроль и техническую поддержку.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)