Система учета переводов

Система учета переводов

Система учета переводов должна быть грамотно отстроена в любом переводческом бюро. Система учета перевода документов является одной из ее важнейших частей. Часто небольшие организации считают, что им никакая система не нужна и для учета достаточно индивидуальных записей администратора и специалистов-переводчиков. Специальные же программы нужны для крупных агентств, с большим количеством сотрудников.

В какой-то мере с этим мнением можно согласиться. Однако небольшая компания будет страдать от негативных последствий такого подхода. Первый аспект, лежащий на поверхности, это препятствие для роста и развития. Пока организация маленькая и в ней немного людей, она справляется.

Но при получении нескольких больших заказов единовременно, есть риск «захлебнуться» в большом объеме задач. Или придется отказывать кому-то из заказчиков, что плохо как для дохода, так и для репутации компании. Второй аспект менее очевиден и связан со смыслом понятия «система». Выражаясь простым языком, система — это определенный порядок расположения чего-то.

Соответственно, система учета переводов — это определенный порядок регистрации заказов, заполнения документов, подсчета количества выполненных заданий и т.п. Прием и выполнение заказов неизбежно сопровождается выполнением перечисленных действий. Так что система всегда присутствует. Когда говорят об ее отсутствии, то обычно подразумевают, что она либо не описана в соответствующих документах, либо у каждого сотрудника и для каждого случая своя. Именно это и создает проблемы. Рассмотрим некоторые из них на простом примере.

Система учета перевода документов

В маленьком переводческом бюро «Word» работает секретарь и два специалиста. При обращении клиента, секретарь фиксирует заказ, определяет сроки и передает его одному из специалистов. Кому конкретно, определяется случайны набором факторов: присутствием на рабочем месте, доступностью для связи, количеством имеющихся у него заказов. В результате часто задания распределены неравномерно.

У одного работника например, 5 заданий, но они небольшие и требуют на выполнение 10 рабочих часов. А у второго — только 2, но очень объемных и сложных текста. На их выполнение нужно 20 рабочих часов. Если при этом второй переводчик находится в момент обращения заказчика в офисе, или постоянно доступен для связи, то он получит дополнительное задание.

Как следствие, первый остается без переводов и имеет небольшой доход, а второй — очень загружен, срывает сроки и иногда вынужден платить штраф. Оба сотрудника недовольны. Каждый из рассматриваемых сотрудников также имеет свой порядок учета документов. Секретарю они передают только информацию о завершении работы.

Первый отмечает только получение задачи и факт окончания перевода. У него можно посчитать только количество полученных и выполненных заданий. Второй отмечает факт получения, факт начала исполнения (между получением задания и началом его исполнения он уточняет у заказчика детали и согласовывает требования), факт передачи и факт приема перевода (иногда, после передачи бывает необходимость доработки документа). То есть, у второго сотрудника можно посчитать, сколько заданий получено, находится в работе, передано клиенту и принято им. Руководству очень сложно понять степень загруженности первого сотрудника и состояние его переводов. А второй тратит достаточно много времени на самостоятельное ведение учета переводов. Простое устранение указанных проблем можно осуществить введением общей системы и автоматизацией учета принимаемых документов.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)